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- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps, (dort findest du übrigens auch sehr viele detaillierte Informationen für Selbständige).

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 13.01.2024
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 14 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 14 + 5,10 + 3,50 = 22,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann "kleine" und wann "große" Abrechnung? Ich mache meistens eine "große" Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps, (dort findest du übrigens auch sehr viele detaillierte Informationen für Selbständige).

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 14 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 14 + 5,10 + 3,50 = 22,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann "kleine" und wann "große" Abrechnung? Ich mache meistens eine "große" Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps, (dort findest du übrigens auch sehr viele detaillierte Informationen für Selbständige).

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 14 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 14 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann "kleine" und wann "große" Abrechnung? Ich mache meistens eine "große" Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps.

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 14 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 14 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann "kleine" und wann "große" Abrechnung? Ich mache meistens eine "große" Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps.

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 12 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 12 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann "kleine" und wann "große" Abrechnung? Ich mache meistens eine "große" Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps.

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 12 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 12 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die "große" Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann “kleine” und wann “große” Abrechnung? Ich mache meistens eine “große” Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

- Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps.

- Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 12 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 12 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die “große” Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann “kleine” und wann “große” Abrechnung? Ich mache meistens eine “große” Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser "Afa-Abschreibung" ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr "nach AfA-Tabelle" oder "per Sammelabschreibung" abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

• Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
• Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
• Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
• Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
• eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: "Ich verreise doch gar nicht." Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 20.01.2023
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 12 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 12 + 5,10 + 3,50 = 20,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die “große” Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann “kleine” und wann “große” Abrechnung? Ich mache meistens eine “große” Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….