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Hans-Werner Rodrian / srt-Bild

Wie organisiere ich mich?

OK, Journalismus ist Kreativität. Aber ein bisschen Ordnung im Chaos kann auch nicht schaden. Darum geht es in diesem Kapitel. Konkret darum, wie du deinen journalistischen Alltag mit einer Reihe von Ablagetechniken und Listen ordnen kannst. Und wie du über die äußere zu einer inneren Ordnung und Ruhe kommst.
ÜBRIGENS: Die hier vorgestellten Organisationsmethoden sind vorwiegend die, die der Autor selbst verwendet. (Alles andere wäre ja auch abstrus.) Sie entsprechen meinen Bedürfnissen und Wünschen. Dein Alltag und deine Stressfaktoren mögen ganz andere sein. Begreife die hier vorgestellten Techniken also als Anregung und bau es dir so zusammen, wie es für dich passt.
Richtig hier? In diesem Kapitel erfährst du, wie du deine Themen, deine Recherchen, deine Kundeninfos und so einiges andere für dich organisierst und wie du zu einer Todo-Liste kommst, die dich nicht gleich wieder erschlägt.
Diese Beiträge aus anderen Kapiteln könnten dich aber auch interessieren:
➜ Wie bewältige ich Steuer und Papierkram?
➜ Brauchst du Abos und ein Archiv?

Inhaltsverzeichnis

So bringst du Ordnung in deine Themenideen

Wie lässt sich ein journalistisches Leben mit ein bisschen Ordnung stressärmer und zufriedener führen? Ich starte mal mit einer besonders wichtigen Ablagetechnik: einer (internen) Themenliste. 

Gute Themen sind ja der Goldstandard im Journalismus und im freien Journalismus besonders. Deshalb ärgert es mich jedesmal, wenn ich mich zu spät an ein gutes Thema erinnere. Damit dir das nicht passiert, brauchst du (mindestens) eine Themenliste. Sie nimmt kontinuierlich deine Themenideen auf und bietet Platz, Gedanken dazu festzuhalten und Quellen, die dir zwischenzeitlich über den Weg laufen.

Damit dir das nicht passiert, brauchst du (mindestens) eine Themenliste.

Eigentlich brauchst du sogar mehrere Themenlisten:

Liste deiner Standardthemen:

Sie erinnert dich an deine Standardthemen und die zugehörigen Termine. Ich bin Reisejournalist, da sind die meisten Themen saisonal. Deshalb habe ich meine Standardthemen jeweils einem Monat im Jahr zugeordnet.

Liste deiner erstellten Texte:

Eine Themenliste enthält natürlich auch deine fertig bearbeiteten Themen und Texte, damit du sie gezielt weiter verwerten kannst.

Liste deiner geplanten Themen: 

Die Themenliste erleichtert dir die konkrete Themenplanung für die kommende Woche und den kommenden Monat und gern auch fürs kommende Quartal oder Jahr, je nachdem, wie umfangreich deine einzelnen Themen sind.

Zwischenfrage: Alles auf eine oder in mehrere Listen?

Das hängt von deiner Arbeitsweise ab. Als Richtwert würde ich sagen, dass mehr Listen mehr Arbeit machen und die Gefahr größer wird, dass du etwas übersiehst. Also müssen die Vorteile schon beträchtlich sein, Content trotzdem in eine weitere Liste auszulagern. Ich selbst habe die Titel und Dateinamen meiner geschriebenen Texte in einer separaten Excel-Liste mit einem eigenen Blatt für jedes Jahr. Was für dich am besten passt, musst du selber herausbekommen. Ob es passt, stellst du fest, wenn du erfolgreich gute Themen zur richtigen Zeit platzierst.     

So sieht meine Themenliste aus: 

Meine Themenliste hat zwei Kapitel: „Standards/Wiedervorlage“ und „Log wochenweise“ 

Das erste Kapitel „Standards/Wiedervorlage“ enthält – sortiert von Januar bis Dezember – die Themen, die ich in diesen Monaten des Jahres evaluieren und ggf. platzieren will.

Hier halte ich meine Standardthemen fest und wann ich mich das nächste Mal mit ihnen beschäftigen will. Das steht unter Februar z.B. „Reisetrends für die Sommerferien“. Aber auch „Nizza im Frühling“. Das erste ist ein Thema, was sich jedes Jahr von Neuem anbietet (natürlich immer mit unterschiedlichen Trends), das zweite ist nur eine Wiedervorlage für eine einmalige Geschichte. Anfang Februar werde ich in die Liste schauen und Standard- wie Einmal-Themen auf die kommenden Wochen im zweiten Teil der Liste verteilen oder sie für einen kommenden Februar stehen lassen. 

Im zweiten Kapitel „Log wochenweise“ ergänze ich stets die kommenden drei, vier Kalenderwochen und halte darunter jeweils fest, was ich für diese Arbeitswoche konkret plane.

Die Wochen aus der Vergangenheit werden nicht gelöscht, sondern verlängern die Liste nach unten, weil ich die neuen Wochen ja immer am Anfang des Kapitels ergänze. So kann ich stets ganz einfach suchen, ob und wann ich mich schon mal mit All-inclusive-Reisen oder Überbuchungen beschäftigt habe und was ich dazu gesammelt habe – selbst wenn am Ende kein Text dabei rauskam.  

Alles was ich tatsächlich umgesetzt habe, wird grün markiert.

In beiden Kapiteln ergänze ich zu jedem Stichwort Hinweise auf Clippings, Links, eigene Alttexte, Ansprechpartner – eben alles, was hilfreich bei der geplanten Bearbeitung sein kann.

So sieht die Liste aus

Tipps zur Themenliste:

Verwende kein kompliziertes Tool, sondern eins, mit dem du ohnehin ständig arbeitest. Also MS Word oder Google Docs oder gern auch One Note – aber nur, wenn du dich nicht extra reinarbeiten musst dafür.

Deine Aufzeichnungen müssen keineswegs schön und dürfen ständig working in progress sein, gern bunt, müssen vor allem schnell zu füllen und schnell zu nutzen sein.

Stelle unbedingt alles in den Dienst der Wiedernutzung. Also jede Themenidee entweder auf einen definierten Zeitpunkt in der Zukunft oder zumindest auf einen festen Wiedervorlage-Monat. Sonst gehört sie ins Archiv. 

Gewöhne dir an, die konkrete Entscheidung, welches Thema du dir als Nächstes vornimmst, hier zu beginnen. Ich habe dazu einen festen Wochentermin am Freitag. 

Mache einmal im Jahr Frühjahrsputz und trenne dich von allem, was du doch nur vor dir herschiebst.

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So hast du länger was von abonnierten Zeitschriften

  • In meinem Ressort (Reise) erscheinen immer noch die spannenderen Geschichten in Zeitschriften und Tageszeitungen. Die lese ich, um mich auf Stand zu halten, und die archiviere ich.
  • Zeitungsartikel hebe ich ganz altmodisch in einem Handarchiv auf. Also einer Hängeregistratur. Das geht um Klassen schneller, als es zu scannen. Braucht aber Platz.
  • Zeitschriften archiviere ich jahrgangsweise in Schubern. Auch das braucht Platz. Damit ich interessante Artikel wiederfinde, führe ich dazu ein Register. Dieses Register ist ein normales Textdokument mit Zwischenüberschriften. Und das sind die gleichen in der gleichen Reihenfolge wie die Hängemappen im Handarchiv und übrigens auch den Büchern im Buchregal.
  • Wenn ich dann einen Auftrag bekomme, z.B. das Thema „So plant man eine Weltreise“ zu bearbeiten, finde ich im Handarchiv Clippings aus Tageszeitungen und im Registerdokument Verweise auf passende Zeitschriftenartkel, die sich dem Thema gewidmet haben.

So sieht es aus 

So ist mein Zeitschriftenregister aufgebaut:

  1. oben die Zeitschriftenliste, jeder Zeitschrift kriegt bei mir ein 3-buchstabiges Kürzel. Da muss man nicht so viel schreiben.
  2. Und dann folgen Stichwörter und die dazugehörigen Fundstellen. Da finde ich also Deutschlands schönste Badeseen, die hat bereits 1989 die Zeitschrift Holiday bearbeitet, 2020 Clever Reisen und Geo Saison.
  3. Die Sortierung ist nicht so fürchterlich wichtig, weil ich immer die gesamte Struktur mitführe. Ich schreibe also nicht „Baden-Baden“, sondern „Baden-Württemberg/Schwarzwald/Baden-Baden“

Tipps:

  • Zeitschriftenartikel bereits beim Lesen markieren, am besten mit Etikett, Stift und Seitenzahl auf dem Titel, notfalls mit einem Eselsohr. Dann vor der Ablage im Schuber die Indizierung im Register durchführen. 
  • Zeitungsclippings immer mit Datum versehen, damit man bei der Wiedernutzung weiß, ob der Artikel 1 oder 10 Jahre alt ist.
  • Doku-Freaks wie ich schaffen sich eine Klassifikation über ihr Thema. Bei mir bekommt jede Hängemappe und jeder Punkt im Zeitschriftenregister eine Nummer, aber nicht irgendeine, sondern mit System. Bei mir als Reisejournalisten natürlich regional. 2 steht für Afrika, 23 für Ostafrika, 234 für Kenia und 2343 für die Serengeti.
  • Den Aufwand im Blick behalten, damit Input und Ertrag in einem vernünftigen Rahmen bleiben. Und es macht auch keinen Sinn, Riesentürme aufstapeln und erst nach 2 Jahren zu indizieren.
  • Und alles in den Dienst der Wiedernutzung stellen. Bevor du ein Stichwort vergibst oder eine Ablage erstellst, frage dich also, ob überhaupt, zu welchem Thema und unter welchem Begriff du die abgelegte Info wieder suchen würdest. 

——–

Nun zum nächsten Mosaikstein der Ordnungsideen, die Mehrwert schaffen; da geht es um die bereits geschaffenen Werte:

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So findest du deine eigenen Texte und Recherchen wieder

Pro Jahr schreibe ich rund 100 Texte. Und da kann man schon mal ins Grübeln kommen: Wann habe ich zuletzt über Airline-Insolvenzen geschrieben? Die Antwort ist einfach, Google sagt es mir. Wie?

Ich habe vor etwa 15 Jahren begonnen, meine Texte und meine Listen und das meiste, was ich früher auf meiner Festplatte abgespeichert habe, in eine Cloud auszulagern. Da gibt es je nach Arbeitsschwerpunkt und Geschmack mehrere: OneDrive von Microsoft, iCloud von Apple, die Dropbox für Fotografen. Ich habe mich für den Google Drive entschieden.

Die unschlagbaren Vorteile sind, dass es 1) kostenlos ist, 2) Textverarbeitung und Tabellenprogramm gleich mitbringt und 3) ich mich nicht ständig um die Sicherung kümmern muss. 

Ein wichtiger Zusatzeffekt ist: Niemand sucht und findet besser als Google. Ich kann so gut in der Cloud suchen, dass ich bald nicht nur die neuen, sondern auch alle meine alten Texte in den Google Drive gestellt habe. Es ist immer wieder phänomenal, wie Google sich an meine Artikel besser erinnert als ich selber.

So sieht es aus

  1. Da ist jetzt keine geniale Ablagetechnik zu sehen, deshalb nur ein kurzer Blick.
  2. Es sieht im Prinzip nicht viel anders aus als der Blick auf eine klassische Festplatte. Man kann eine Ordnerstruktur anlegen und wenn man will auch noch Unterordner und da dann Textdateien und Bilddateien und überhaupt beliebige Dateien anlegen.
  3. Der Hit aus Sicht unseres Ordnungthemas ist aber, dass es eigentlich egal ist, wie man ablegt. Man findet es über die Volltextsuche eigentlich immer. 

Tipps:

  • Besonders mächtig wird der Google Drive, wenn man sich mit anderen Kollegen vernetzt. Das funktioniert quer über Kontinente und Zeitzonen erstaunlich gut.
  • Vertrauliche Dokumente haben in der Cloud nur dann was verloren, wenn sie dort verschlüsselt liegen. Dabei gefallen mir die Lösungen von Microsoft OneDrive und Apple iCloud besser als Google.
  • Zum Thema Sicherung: Man liefert sich Google mit dem Tool nicht aus, sondern man kann, wenn man will, entweder eine kontinuierliche Sicherung auf seine Festplatte einrichten. Oder man kann auch sein komplettes Profil einmalig oder regelmäßig wegsichern.

Exkurs: den eigenen Browser cloud-optimiert einrichten.

Dazu gibt es diese Toolbox.

Nun zum nächsten Mosaikstein meiner Ordnungsideen, die Mehrwert schaffen; da geht es um die Kunden:

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So sammelst du die Infos über deine Kunden

  • Berufsanfänger fragen immer: Wozu braucht es eine Kundendatenbank? Am Anfang tut es oft tatsächlich eine einfache Textdatei. Aber spätestens wenn du dich in deinen Aufschreibungen selbst verhedderst oder die Kontakte-App auf dem neuen Mobiltelefon nicht mehr auffindbar ist, lohnt eine grundsätzlichere Überlegung.
  • Diese Überlegung kann durchaus wieder zur Kontakte-App führen, z.B. wenn du mehr mit dem Handy als mit dem Laptop arbeitest. Dann solltest du dich aber intensiv mit Themen wie Sicherung, Migration (auf andere Systeme) und überhaupt den Fähigkeiten der App beschäftigen.
  • Alternativen sind Programme, die du vielleicht sowieso hast oder bezahlst; z.B. ist Microsoft Outlook ein ganz hervorragendes Kontakte-Tool, allerdings mit einer steilen Lernkurve.  
  • Egal was du verwendest: Du solltest zu jedem Kunden außer seinen Stammdaten auch jeweils Datum und Inhalt aller Kontakte festhalten, also z.B. >>15.1.2014: Telefonat mit Sonja Huber, sie ist jetzt die neue Redakteurin und hat ist nicht dazu gekommen, sich das Angebot anzusehen.<<
  • Als einfach umsetzbare Lösung zeige ich was simples selbst Gebautes: ein Spreadsheet. Du kannst  je nach Neigung Excel oder Numbers dafür verwenden oder auch Open Office Calc. Ich verwende Google Sheets. 
  • Angenommen, du hast ein bis zwei Hauptkunden, dann noch vier oder fünf, denen du vorhandene Beiträge auch noch anbietest und ggf. umschreibst. Und dann noch mehr oder weniger Beifang, mit denen du halt auch ab und zu Kontakt hast. Zusammen vermutlich unter 30 aktive und ein paar inaktive Kunden.
  • Dann brauchst du kein teures Customer Relationship Management Tool und auch kein mehrtägiges Outlook-Seminar, sondern du öffnest im Tabellenprogramm deiner Wahl ein Dokument, nennst es Kundenliste und schreibst in die erste Spalte die Redaktionsnamen, in die zweite die Ansprechpartner, in die dritte die Telefonnummer, die Mailadresse und so weiter.
  • Ich will, wie oben beschrieben, dann immer Zeitpunkt und Inhalt der einzelnen Telefonate o.ä. festhalten. Dazu öffne ich im selben Dokument eine weitere Seite und verbinde die als Link mit dem Namen der Redaktion. In diese weitere Seite kann ich dann pro Zeile eine Kontaktinfo schreiben.

So sieht es aus

Muster einer kleinen Kundendatenbank

  • Ich setze dieses selbstgebastelte Mini-Tool tatsächlich bei einem Projekt ein. Da geht es um rund 30 Reisebüros, für die ich einen monatlichen Reiseziel-Newsletter mache.
  • Ich habe das kleine Tool auch in meinen Lesezeichen integriert.
  • Was ich gern mag, ist, die wichtigen Dinge schnell und einfach im Blick zu behalten.
  • Und wenn ich was aufschreiben will, dann klicke ich mich nur zur Kontaktseite des Kunden.
  • Wenn ich dann das nächste Mal Kontakt aufnehme, sehe ich immer superschnell, was da der letzte Stand war. 

Tipps:

  • Wenn du mal alle Kunden anmailen willst: einfach die Mailspalte kopieren und ins BCC- des E-Mail-Klienten pasten. z.B. Outlook erkennt das sofort und löst das auf.
  • Wenn du viel telefonieren musst, dann kannst du die Liste  in deinem Handy aufmachen und musst nur auf die gewünschte Nummer drauftippen. 

So, wieder ist ein Teil meiner schneell umsetzbaren Ordnungsideen, die Mehrwert schaffen, geschildert. Es folgt der fünfte; etwas, womit sicher viele kämpfen: die Mailablage.

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So machst du aus deinen alten Mails einen Goldschatz

Trotz Whatsapp, Slack, Google-Chat, Trello & Co.: Die meiste berufliche Kommunikation erfolgt bei mir weiter über Mail. Das erfordert eine Ordnungs-Strategie. Ich schildere mal meine Schwerpunkte:

  • Alle relevanten Mailadressen werden in einem Mail-Klienten konsolidiert. Bei mir ist das Outlook. Das funktioniert aber auch mit Apple Mail, Thunderbird oder den meisten anderen E-Mail-Programmen. 
  • Alle akustischen und optischen Alarme werden abgeschaltet, dafür plane ich nach jedem größeren Arbeitsblock eine Mail-Session ein.
  • Was weniger als 5 Minuten dauert, wird gleich gemacht. Der Rest kommt auf die Todo-Liste.
  • Der Posteingang darf puffern. Aber nicht mehr, als was man wenigstens einmal täglich durchsehen kann (bei mir sind das ca. 20 Mails).
  • Bearbeitete Mails lege ich nicht kompliziert ab, du solltest sie auf gar keinen Fall ausdrucken. Eigentlich reicht ein einziger Ablage-Ordner „Archiv“ und natürlich der Papierkorb.
  • Aber ganz wichtig: alles irgendwie Relevante solltest du im Zugriff behalten. Weil Outlook bei größeren Mailmengen behäbig wird, exportiere ich meine Mails einmal im Quartal nach Mailstore . Davon bin ich echt begeistert. Gewaltig, was man da alles blitzschnell findet. Und in der Home-Variante ist es noch dazu kostenlos.

So sieht Mailstore home aus:

Tipps:

  • Maileingang reduzieren durch Abbestellungen von Presseinfos und Newslettern. Dazu habe ich einen Textbaustein.
  • Strikte Sauberkeit bei Betreffzeilen einhalten. ggf Mail aufteilen.
  • History nicht weglöschen., ggf. das Irrelevante rauslöschen und drei Punkte … dafür reinsetzen. 

Es folgt der sechste Bestandteile meiner Mehrwert-Ordnung. Es ist der, nach dem ich täglich arbeite: meine Todo-Liste.

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Du hast doch eine Todo-Liste. Oder etwa nicht?

Strukturiertes Arbeiten erfordert eine klare Ordnung. Ohne eine Todo-Liste geht es nicht.

Welche? Das ist Geschmackssache. Und eine Frage deiner Aufgaben. Der Zahnarzt, der alle Viertelstunde einen neuen Patienten auf dem Stuhl haben will, arbeitet anders und braucht eine andere Arbeitsliste als der Investigativreporter oder die Leserbrieftante. Mein Tipp: Schau dir vieles an und nimm dir davon, was zu dir und deiner Arbeit passt.  

Mein Werkzeug:

  • Ich habe über die Jahre einiges probiert: Schreibblock, Outlook, Wunderlist, Remember the Milk, Google Keep. Seit drei Jahren verwende ich Apple Notizen. 
  • Die App tut im Wesentlichen, was ich will:
    • Ich kann schnell und in jeder Situation nachschauen und Sachen als erledigt markieren und neue Sachen notieren
    • Sie funktioniert synchron am Rechner (Mac), Handy, iPad, Windowsrechner in der Redaktion
    • Sie ermöglicht eine relativ enge Taktung durch den Tag (ich will nicht mehr als 2 Stunden das gleiche machen, dann sinkt meine Produktivität)
    • Sie zwingt mich nicht in ein festes Zeitschema (wenn ich endlich im Schreib-Flow bin, hat Outlook immer für den nächsten Job geklingelt)
    • Sie zeigt „tote Winkel“, in denen man aufgeschriebene Sachen vergisst . Deshalb habe ich immer alles für einen Tag auf 1 Notiz.
    • Und sie ist handhabbar, dh ich brauche weniger als 15 Minuten tgl. für sie

Der einzige echte Nachteil: Die Notizen lassen sich nicht wirklich sichern, aber immerhin als PDF oder Markdown-Dokument archivieren.

So sieht so ein Dokument aus:

Mein Konzept:

Ich habe eine Jahres- eine Monats- und eine Tagesplanung. Alles in zwei Dokumenten. Das eine heißt „Heute“ (bzw. es hat das heutige Datum, das andere heißt „Heute nicht“. Dieser Struktur folgt mein Dokumentaufbau…

.. in „Heute“:

  • Oben 3-5 „große“ Projekte des Jahres
  • Darunter die fixen Termine der kommenden 4 Wochen. (Das geht bei mir, weil ich wenig fixe Termine habe).
  • Dann die Abteilungen „Morgen“, „Übermorgen“, „Heute“.
    • „Heute“ ist der Teil der Liste, mit dem ich dann den ganzen Tag arbeite.
    • Darin oben 3-4 Hauptpositionen des Tages. 
    • Dann 8-10 kleinere Dinge
    • In „Morgen“ und „Übermorgen“ stehen die Termine für morgen und der Überlauf, was heute nicht mehr geht

.. in „Heute nicht“:

  • Da stehen oben unter „Wenn noch Zeit“ eine Reihe Themen, von denen ich mich (noch) nicht trennen will.
  • Und darunter der eigentliche Schwerpunkt des Dokuments: die Wiedervorlage, sortiert nach mit Terminen.  Auf die will ich noch eingehen:

Wie mache ich es, dass mir nichts Wichtiges durch die Lappen geht?

  • Die gängigen Todo-Listen haben für mich den Nachteil, dass sie in Einzelaufgaben denken und nicht in Kreisläufen. Zumindest bei mir werden die wenigsten Punkte auf meiner Todo-Liste einfach abgearbeitet und sind dann erledigt. 
  • Sondern es folgt idR ein nächster Schritt. also zB folgt auf Thema kreieren als nächstes Thema anbieten, Text vereinbaren, dann recherchieren, dann schreiben, dann gegenlesen lassen, dann abgeben, dann OK einholen, dann Rechnung schreiben, dann den Beitrag weiteren Kunden anbieten. 
  • Um das zu realisieren, kopiere ich mir jeden Abend die Todo-Liste des zu Ende gehenden Tags und streiche nicht einfach das Erledigte raus, sondern frage mich, ob es eine Folgeaufgabe gibt.
  • Dass die Arbeit auf diese Weise nie verschwindet, muss man natürlich aushalten. Für mich ist es ein sehr beruhigender Gedanke, dass ich so alles Wichtige im Griff behalte.
  • Achtung ständig wachsende Todo-Liste! Mein Trick ist, dass ich jeden Tag eine neue anfange. Die wird kopiert. Wenn zu lang, hart durchgearbeitet nach dem Eisenhower-Prinzip. Und wenn auch das nichts fruchtet, auch mal komplett neu aus der Erinnerung aufgebaut

Der ehem. US-Päsident sortierte seine Aufgaben angeblich nach zwei Kriterien: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Es entstehen vier Kategorien: 

  • Dringlich und wichtig: Erledigen (do)
  • Wichtig, aber nicht dringlich: Terminieren (decide), aber nicht vor dir herschieben!
  • Dringlich, aber nicht wichtig: Delegieren (delegate) 
  • Nicht dringlich, nicht wichtig: streichen (delete). 

Ein paar Schlusssgedanken

Für mich liegt der Vorteil des Eisenhower-Prinzips vor allem darin, Aufgaben guten Gewissens zu streichen oder zu delegieren, jedenfalls vom eigenen Hof wegzubringen. Für die eigentliche Aufgabe – Die richtigen Dinge richtig machen und zwar in der richtigen Reihenfolge und nicht nach Beliebtheit – hilft Eisenhower mir nicht wirklich. Diese Selbstmanagement-Aufgabe muss wohl auch jede und jeder für sich lösen. 

Mir half dabei das (nur noch antiquarisch erhältliche) Büchlein „Zeitgewinn durch Selbstmanagement“ von Martin Scott. Die wichtigste Erkenntnis daraus: Ich mache nichts falsch, wenn ich nur die obere Hälfte der Todo-Liste schaffe. Wenn es die richtige Hälfte war, dann kann ich glücklich in den Feierabend starten.

Wie überhaupt die wichtigste Aufgabe deiner Todo-Liste nicht ist, dich zu terrorisieren, sondern dir die innere Ruhe zu verschaffen, dass da nicht ständig etwas um die Ecke kommt, was du dummerweise übersehen hast. 

Was eine Todo-Liste auf gar keinen Fall leisten sollte, ist, deine Zeit nur dafür durchzuoptimieren, dass du dir morgen noch mehr aufhalst. Es geht vielmehr um das, womit dieser ganze Themenbereich, in dem du gerade liest, überschrieben ist: Zufrieden arbeiten und leben.  

Tipps:

  • Alles in eine Liste! auch private und sonstige Sachen
  • Jeden Abend als letzte Tätigkeit die Todo-Liste von morgen aufsetzen
  • Nimm dir auch mal ganz bewusst vor, heute nicht die gesamte Liste zu rocken, sondern zwei Stunden früher trotzdem die wirklich relevanten Sachen erledigt zu haben. 

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Logs – der einfache Trick, dich an Abläufe zu erinnern

Geht es dir auch so? Du sitzt an deiner Steuererklärung oder deinem Textprogramm oder  vor deiner Foto-App und sie tut nicht, was sie soll. Das war schon beim letzten Mal so – irgendwie hast du es damals gelöst, aber wie? Leider hast du es dir nicht aufgeschrieben und deshalb musst du jetzt das Rad neu erfinden. Damit das nicht die Regel wird, gibt es Logs. Du kannst sie auch Protokolle nennen oder Mitschriften oder Bedienungsanleitungen oder So-geht’s.

Ich schreibe zu Jedem und Allem Logs. Von der Kundenakquise über Projekte bis zur Steuererklärung und zum Workflow meines Fotobearbeitungsprogramms. Dann kann ich beim nächsten Mal nachschauen, wie ich es beim letzten Mal gemacht habe. Oft wird einem Wichtiges auch erst klar, wenn man es nochmal schriftlich festhält. 

Tipps:

— Spätestens, wenn du das zweite Mal überlegst: Wie habe ich das die letzten Male hingekriegt, ist es Zeit für so ein Log. Ich habe ein Log für meinen Bürorechner, in dem steht, wann ich was neu installiert habe und wie das gleich wieder mit der VPN-Verbindung zum Webrechner funktioniert, aber auch einen Log Telefon und ein Log über Praktikanten, die ich betreue. 

— Der Aufbau meiner Logs ist erst mal supersimpel: Datum: Text, nächstes Datum: nächster Text. In der Regel füge ich das Neueste oben ein.

— Sobald die Handlungsstränge in einem Logfile zu sehr auseinanderlaufen und ich mir beim nächsten Mal einen Wolf suche, gliedere ich in Kapitel: Das erste bleibt das allgemeine und heißt einfach Log, dann folgen einzelne Projekte, Abläufe etc. Die Überschriften formatiere ich so, dass ich in der Gliederungsansicht sofort dorthin springen kann. 

— Allzu lange Logs teile ich auf: wenn möglich, thematisch, sonst einfach nach Datum. In der Regel reicht es dazu, nur die letzten 15 Monate im aktuellen Log zu halten und das alte Log umzubenennen in Thema_X_2019_bis_2021. 

— Deine Logs gehören unbedingt in deine Cloud oder jedenfalls an eine Stelle, zu der du immer Zugriff hast, die du schnell komplett durchsuchen kannst und sich am besten selbst sichert.

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