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Media has a bureaucracy of its own. Medien haben ihre eigene Bürokratie. Foto: Hirschler

Fit for bureaucracy? Fit für die Bürokratie?

It might sound paradoxical, but Germany´s economic success seems to be based on never ending bureaucracy. Or maybe not. But there it is, and we have compilated some ideas for you how to cope with it. Es hört sich vielleicht paradox an, aber der wirtschaftliche Erfolg von Deutschland beruht auch auf seiner unerschöpflichen Bürokratie. Oder auch nicht. Aber sie ist nun einmal da, und wir haben für dich einige Ideen zusammengestellt, wie du mit ihr fertig wirst.

Inhaltsverzeichnis

Overview / Überblick

English is possible, but German is helpful
If you want to work as a freelance journalist in Germany, you can be relatively relaxed. Almost everywhere in Germany you can get by in English. Other languages (French, Spanish and so on) are much more difficult. Of course, for your day-to-day work and for your contacts, you should either already speak some German or acquire it quickly. This is because German is the official language in the country, and there is often no English-language version. Practically everywhere in Germany there are inexpensive or even free German courses, especially in the Volkshochschulen, which are active everywhere.

People from EU and EEA Europe have it easy(er)
If you come from the European Union, you have it especially easy. You have the right to work as a freelance or generally saying as a self employed in Germany without special permission as a person belonging to the European Union. This also applies if your country is part of the European Economic Area (EEA) such as Liechtenstein, Norway or Iceland, and also if you come from Switzerland. See also the information of the German Federal Government.

Up to 90 days if you come from the „rest of the world
If you are not from the EU, the EEA or Switzerland and you are recognized as a journalistic professional, continue to keep your residence and place of work abroad and only want to stay in Germany for up to 90 days a year for your journalistic work, you can apply for a visa at the German Embassy or a consulate of the Federal Republic of Germany, which is then valid in the entire Schengen area. It is not possible to apply for a visa in Germany after your arrival, unless you are one of the lucky few who come from the exceptional countries mentioned in the next paragraph.

Longer-term stay: What to expect when you are from the „rest of the world“
If you come from the „rest of the world“ and want to stay in Germany for a longer period of time, everything gets a bit more complicated. Here it also depends on the specific country you come from, because there are various bilateral agreements. The German government sums it up as follows:

„Nationals of Australia, Israel, Japan, Canada, the Republic of Korea, New Zealand, the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland, and the United States can also enter Germany without a visa and apply for a residence permit for employment in Germany before taking up employment. Only if you are a citizen or national of these countries can you apply directly to the Foreigners‘ Registration Office in your city – even if you are already in Germany. However, if you would like to take up employment shortly after entering Germany, it is advisable to apply for an appropriate visa before entering the country.

All other third-country nationals must apply for a visa at the relevant German embassy or consulate before entering the country.“

Do you want to succeed in authorities?
You want to visit a German authority to get, change or extend your work permit? You need a (new) visa? Don’t be disappointed or surprised if you are treated rather rudely. The authorities are understaffed, the offices are often cramped and the pay of the people working there is not really good either. Pay close attention to the time limits – even a few minutes late can mean that you don’t get an appointment today or have to listen to reproaches from the responsible persons. Make sure that you really have all documents with you, from birth certificate to current ID, that copies are certified and so on. If you are not forbidden to do so, take a person with you who is from your media company; this can ensure more respect. Try to remain polite at all times, despite any (apparent) harassment from the staff. After all, the formalities in Germany are almost always strictly prescribed by law, and the good thing is that once you have mastered all this, the decisions of the authorities can usually no longer be corrected by them, which means that once you are through, that’s it.

Überblick

Englisch geht, doch Deutsch ist hilfreich
Wenn Du frei in Deutschland arbeiten willst, kannst Du relativ entspannt sein. Fast überall in Deutschland kommst Du auf Englisch gut durch. Andere Sprachen (Französisch, Spanisch und so weiter) haben es dagegen deutlich schwerer. Natürlich solltest Du für Deine tagtägliche Arbeit und für Deine Kontakte entweder schon etwas Deutsch sprechen oder es Dir schnell aneignen. Denn Deutsch ist die offizielle Sprache im Land, und eine englischsprachige Version gibt es häufig nicht. Praktisch überall in Deutschland gibt es günstige oder sogar kostenlose Deutschkurse, gerade in den überall aktiven Volkshochschulen.

Personen aus EU- und EWR-Europa haben es leicht(er)
Wenn Du aus der Europäischen Union kommst, hast Du es besonders einfach. Du hast das Recht, ohne besondere Erlaubnis als unionsangehörige Person selbständig oder frei in Deutschland zu arbeiten. Das gilt auch, wenn Dein Land zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) zählt wie Liechtenstein, Norwegen oder Island, und außerdem wenn Du aus der Schweiz kommst. Siehe dazu auch die Informationen der deutschen Bundesregierung.

Bis zu 90 Tage, wenn Du aus dem „Rest der Welt“ kommst
Wenn Du nicht aus der EU, dem EWR oder der Schweiz kommst und Du als journalistisch berufstätige Person anerkannt wirst, Deinen Wohn- und Arbeitssitz weiterhin im Ausland behältst und nur bis zu 90 Tage im Jahr in Deutschland für Deine journalistische Arbeit bleiben willst, kannst Du bei der Deutschen Botschaft oder einem Konsulat der Bundesrepublik Deutschland ein Visum beantragen, das dann im gesamten Schengen-Raum gültig ist. Eine Beantragung erst in Deutschland nach Deiner Ankunft ist nicht möglich, außer Du gehörst zu den wenigen Glücklichen, die aus den im nächsten Absatz genannten Ausnahmeländern kommen.

Längerfristiger Aufenthalt: Der Rest der Welt schaut in die Röhre
Wenn Du aus dem „Rest der Welt“ kommst und längere Zeit in Deutschland bleiben willst, wird alles ein Stück komplizierter. Hier kommt es auch auf das konkrete Land an, aus dem Du kommst, weil es verschiedene bilaterale Abkommen gibt. Die Bundesregierung bringt es wie folgt auf den Punkt:

„Staatsangehörige von Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, von Neuseeland, des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland und der USA können auch ohne Visum nach Deutschland einreisen und vor der Aufnahme einer Beschäftigung die Aufenthaltserlaubnis für die Beschäftigung in Deutschland beantragen. Nur wenn Sie Staatsangehörige oder Staatsangehöriger dieser Staaten sind, können Sie sich unmittelbar an die Ausländerbehörde in Ihrer Stadt wenden – auch, wenn Sie schon in Deutschland sind. Möchten Sie schon kurz nach der Einreise eine Beschäftigung aufnehmen, empfiehlt sich allerdings die Beantragung eines entsprechenden Visums vor der Einreise. 

Alle anderen Drittstaatsangehörigen müssen vor der Einreise ein Visum bei der zuständigen deutschen Botschaft bzw. dem zuständigen Konsulat beantragen.“

Willst Du Erfolg in Behörden haben?
Du willst eine deutsche Behörde besuchen, um Deine Arbeitserlaubnis zu bekommen, abzuändern oder zu verlängern? Du brauchst ein (neues) Visum? Sei nicht enttäuscht oder überrascht, wenn ziemlich ruppig mit Dir umgegangen wird. Die Behörden sind personell unterausgestattet, die Büros sind oft eng und die Bezahlung der dort Tätigen auch nicht wirklich gut. Achte genau auf die Zeitvorgaben – schon wenige Minuten Verspätung können dazu führen, dass Du heute keinen Termin mehr bekommst oder Dir Vorwürfe der zuständigen Personen anhören musst. Achte auf darauf, dass Du wirklich alle Dokumente dabei hast, von Geburtsurkunde bis zum aktuellen Ausweis, dass Kopien beglaubigt sind und so weiter. Nimm Dir, falls es Dir nicht verboten wird, eine Person mit, die aus Deiner Medienfirma kommt, das kann für mehr Respekt sorgen. Versuche trotz aller (ggf. scheinbaren) Schikanen der Mitarbeitenden, stets höflich zu bleiben. Denn fast immer sind die Formalitäten in Deutschland gesetzlich streng vorgeschrieben, und das Gute dabei ist: wenn Du das alles gemeistert hast, können die Entscheidungen der Behörde meist auch nicht mehr von ihr korrigiert werden, was heißt: Wenn Du einmal durch bist, war es das auch.

Frei heißt nicht immer selbständig
Aber Du musst aufpassen, wenn Dir eine „freie Mitarbeit“ angeboten wird. Bei Rundfunkanstalten kann „frei“ heißen, dass Du zwar keinen Arbeitsvertrag bekommst, ansonsten aber mit Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherung wie Angestellte rechnen musst. Denn vor allem an Rundfunkanstalten werden Freie (fast) wie Angestellte behandelt, wenn es um die Steuern und die Sozialversicherung geht. Das bedeutet in praktischer Hinsicht, dass von Deinem Tageshonorar von 300 Euro fast 150 Euro nie auf Deinem Konto landen, weil sie direkt ans Finanzamt und die Sozialversicherung überwiesen werden. Freu Dich also nicht zu früh über Dein Honorar, warte erst mal ab, was tatsächlich auf Deinem Konto landet. Im Übrigen heißt freie Mitarbeit normalerweise aber schon freie Mitarbeit im Sinne einer Selbständigkeit. Dann bekommst Du tatsächlich Deine 300 Euro ausgezahlt, musst Dich dann aber auch wirklich selbst darum kümmern, dass das Finanzamt seinen Anteil direkt von Dir bekommt und Du Dich auch selbst bei der Sozialversicherung (hier: der Künstlersozialversicherung) kümmerst. Auch bei einem Visumsantrag oder bei einem Antrag auf Arbeitserlaubnis kann es schwierig werden, weil viele Ämter mit dem Begriff der freien Mitarbeit Probleme haben. Manchmal hilft es da, wenn eine zuständige Person aus der Rundfunkanstalt, für die Du arbeitest, mitkommt oder zumindest eine schriftliche Stellungnahme macht.

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Insurance in Germany

If you want to work as a freelance journalist in Germany for a longer period of time, you have to actively take care of your insurance. Good to know: Freelancers in Germany are covered by the Künstlersozialversicherung (social insurance for artists), which is responsible for your protection in the event of illness, maternity, need for care and retirement. If you work for a broadcasting company, it is possible that the broadcasting company will insure you directly in the General Social Security almost like an employee, i.e. you will not be insured through the Künstlersozialkasse. However, you will have to take care of some other insurances yourself.

Artists‘ social insurance
In order to be insured by the Künstlersozialkasse (KSK), you have to register there yourself. Application documents will be sent to you, or you can download them yourself and send them there. Once you have registered with the KSK, you are officially insured, although the procedure for admission can take up to six months. Until you are admitted, you have to insure yourself in the public health insurance of your choice. However, while asking for the documents, please explain that you are about to apply for admission to the Künstlersozialkasse as well.

English language flyers by the KSK

Insurance via the broadcasting company
If you are going to work directly for a broadcasting company (e.g. Deutsche Welle), you should ask them whether they will insure you directly „like an employee“. If so, you usually do not need to join the Künstlersozialkasse.

Insurance via the employers‘ liability insurance association
You should also insure yourself with the accident protection insurance of the Berufsgenossenschaft. This protects you in the event of an accident at work and also pays pensions in the event of occupational disability or for surviving dependents in the event of death. This is usually the Verwaltungsberufsgenossenschaft in Hamburg. However, if your work focuses on photography and video, you belong to the Berufsgenossenschaft ETEM in Cologne.

Further insurances
If you are interested, the DJV insurance broker will inform you about further insurances.

Versicherungen in Deutschland

Wenn Du in Deutschland längere Zeit frei im Journalismus arbeiten willst, musst Du Dich aktiv um Deine Versicherung kümmern. Gut zu wissen: Freie werden in Deutschland in der Künstlersozialversicherung abgesichert, die für Deinen Schutz bei Krankheit, Mutterschaft, Pflegebedürftigkeit und im Rentenalter zuständig ist. Wenn Du an einer Rundfunkanstalt tätig bist, kann es aber auch sein, dass Dich die Rundfunkanstalt versichert, Du also nicht über die Künstlersozialkasse versichert wirst. Um einige andere Versicherungen musst Dich aber selbst kümmern.

Künstlersozialkasse
Um von der Künstlersozialkasse (KSK) versichert zu werden, musst Du Dich dort selbst melden. Antragsunterlagen werden Dir zugeschickt, oder Du lädst sie dort selbst herunter und schickst sie dort hin. Ab Meldung bei der KSK bist Du offiziell versichert, auch wenn die Prozedur für die Aufnahme durchaus auch bis zu sechs Monate dauern kann. Bis Du aufgenommen bist, kannst Du Dich in der gesetzlichen Krankenversicherung Deiner Wahl absichern. Erläutere aber, dass Du gerade einen Antrag auf Aufnahme bei der Künstlersozialkasse stellen willst.

Informationen der KSK in englischer Sprache

Versicherung über die Rundfunkanstalt
Wenn Du direkt für eine Rundfunkanstalt arbeiten wirst (zum Beispiel Deutsche Welle), solltest Du dort anfragen, ob diese Dich versichern wirst. Wenn ja, brauchst Du in der Regel nicht in die Künstlersozialkasse.

Versicherung über die Berufsgenossenschaft
Du solltest Dich auch bei einer Berufsgenossenschaft absichern. Diese schützt Dich bei Arbeitsunfällen und zahlt auch Renten bei Berufsunfähigkeit oder für Hinterbliebene im Todesfall. Das ist in der Regel die Verwaltungsberufsgenossenschaft in Hamburg. Falls Du den Schwerpunkt der Arbeit in der Fotografie und im Video hast, gehörst Du aber in die Berufsgenossenschaft ETEM.

Weitere Versicherungen
Über weitere Versicherungen informiert Dich bei Interesse der DJV-Versicherungsmakler.

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US citizen beware / US-Staatsangehörige aufgepasst

Der IRS liebt dich – auch in Deutschland
Du denkst, in Deutschland musst du nur die deutsche Einkommenssteuererklärung machen? Endlich kein Stress mit der Steuerbehörde in deinem Heimatland? Da irrst du dich vielleicht. Zumindest, wenn du aus den USA kommst. Deine US-Steuerbehörde, Internal Revenue Service genannt, liebt dich! Zwar gibt es ein Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland-USA, aber dennoch musst du zwei Steuererklärungen abliefern.

Was das heißt? Du darfst erst mal deine deutsche Steuererklärung machen. Anschließend musst du aber auch die US-Steuererklärung einreichen. Übrigens auch noch nach 20 Jahren, wenn du überhaupt kein Geld mehr in den USA verdienst. Machst du das nicht, riskierst du Bußgelder, Strafen und Steuernachforderungen. Außerdem musst du bei der US-Steuerbehörde auch eine Meldung über deine Guthaben auf Konten einreichen. Auch hier drohen Bußgelder.

Die gute Nachricht: Immerhin sieht das US-Steuerrecht vor, dass deine deutschen Steuerzahlungen berücksichtigt werden. Weil die deutsche Steuerquote sehr hoch ist, bedeutet das meist, dass du in den USA keine Steuern nachzahlen musst. Vielleicht bekommst du im Gegenteil sogar mal einen Scheck von der US-Regierung, wenn die Wirtschaft mal gefördert werden soll. Solltest du aber in den USA noch etwas erben oder weitere Tätigkeiten ausüben, kann es durchaus sein, dass du auch in den USA Steuern zahlen musst.

The IRS loves you – even in Germany
You think in Germany you only have to do the German income tax return? Finally no stress with the tax authorities in your home country? You might be wrong. At least if you come from the USA. Your US tax authority, called Internal Revenue Service, loves you! Although there is a double taxation agreement between Germany and the USA, you still have to file two tax returns.

What does that mean? First you have to file your German tax return. Afterwards you have to file the US tax return as well. By the way, even after 20 years, if you don’t earn any money in the USA anymore. If you don’t do this, you risk fines, penalties and back taxes. In addition, you must also file a report with the U.S. Internal Revenue Service about your account balances. You may also be subject to fines.

The good news: At least U.S. tax law provides that your German tax payments are taken into account. Because the German tax rate is very high, this usually means that you don’t have to pay any additional taxes in the USA. On the contrary, you might even get a check from the U.S. government if the economy needs a boost. However, if you inherit something in the USA or carry out other activities, it is quite possible that you will also have to pay taxes in the USA.

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