Frühestens ab dem 1. Januar 2028 wird es die Pflicht für Freie geben, Rechnungen in einer Höhe ab 250 Euro nur noch in einer spezifischen digitalen Form zu stellen. Bis dahin (also bis zum 1. Januar 2028) kannst Du also Rechnungen noch per PDF oder auf Papier verschicken. Ob die Pflicht zur E-Rechnung tatsächlich so im Jahr 2028 gelten wird, ist zudem durchaus fraglich, weil das nur dann gelten soll, wenn die zuständigen Stellen bis dahin eine „geeignete digitale Infrastruktur für die Verifizierung“ solcher Rechnungen eingerichtet haben. Ob das tatsächlich gelingt, darf vor dem Hintergrund des Scheiterns verschiedener (nicht nur digitaler) Großprojekte des Bundes durchaus bezweifelt werden. In jedem Fall gilt: Vor dem Jahr 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung nur für Unternehmen oder freiberufliche Personen, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr erwirtschaften, diese müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen verschicken. Unter den Freien dürften das allerdings nur diejenigen Personen betreffen, die in einer GbR oder Partnerschaft zusammenarbeiten und dort durch gemeinsam ausgestellte Rechnungen diese hohen Umsätze erreichen. Du gehörst dagegen wahrscheinlich auch zu den „normalen Freien“, die irgendwo um die 50.000 Euro Umsatz im Jahr erzielen, oder weniger.
Es gibt also im Jahr 2025 keine Pflicht für Dich, E-Rechnungen auszustellen. Gleiches gilt in den Jahren 2026 und 2027.
Für Kleinunternehmen gibt es überhaupt keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, also nicht einmal im Jahr 2028 (als Kleinunternehmen gelten Freie unter folgenden Voraussetzungen: Die Summe der Einkünfte darf im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten haben, und für das aktuelle Kalenderjahr darf der Gesamtumsatz nach glaubwürdiger Schätzung die Summe von 50.000 Euro nicht übersteigen).
Im Übrigen müssen alle Unternehmen (d.h. auch Freie und auch diejenigen Freien, die als Kleinunternehmen gelten) ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten (und lesen zu können…). Freie, die keine E-Mail haben, dürfte es zum einen nicht geben. Wer zum anderen Probleme mit dem Lesen dieser E-Rechnungen hat, kann auf viele kostenlose Zusatzprogramme für das E-Mail-Programm, die vielleicht schon vorhandene Buchhaltungssoftware (siehe dazu auch weiter unten) oder auf den kostenlosen Service der Finanzverwaltung unter folgenden Internetadressen zugreifen, wo die Rechnungen nach erfolgtem Upload direkt gelesen werden können:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
http://www.erechnung.elster.de
http://www.e-rechnung.elster.de
Zudem gilt: wer zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist (noch einmal: betrifft praktisch keine Freien, da diese in der Regel bis zum Jahr 2028 gar nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind), selbst diese Person kann ihre E-Rechnungen (bis Ende 2026) in anderer Form (z.B. PDF) verschicken, sofern die Zustimmung des Rechnungsempfängers zum hierbei verwendeten Format vorliegt.
Darüber hinaus gilt bis Ende 2027 für alle Freien, die weniger als 800.000 Euro Umsatz erwirtschaften (d.h. praktisch alle Freien außer vielleicht denjenigen, die in einer großen GbR zusammenarbeiten), dass sie mit Zustimmung des Rechnungsempfängers eine E-Rechnung in einem anderen Format (z.B. PDF) verschicken dürfen. Das Zustimmungserfordernis bedeutet dann natürlich: Wenn die Kundschaft z.B. eine PDF-Rechnung ablehnt und kein anderes Format nennt, müsste die Rechnung in Papierform verschickt werden, dagegen kann die Kundschaft dann definitiv nichts tun.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt (wie hier mehrfach betont, ab 2028) nur für Freie mit (Wohn-)Sitz in Deutschland gegenüber Kundschaft mit Sitz in Deutschland.
Wer dennoch vor dem Jahr 2028 eine E-Rechnung schicken will, also ohne eigentliche Pflicht dazu, kann beispielsweise hier einen kostenlosen Service in Anspruch nehmen: https://www.ferd-net.de/download-zugferd. Für manche Freie kann es eine Frage des Prestiges sein, mit einer E-Rechnung zu glänzen (wobei zu vermuten ist, dass manche Redaktionen erst mal gar nicht so begeistert reagieren bzw. das alles nicht begreifen, weil sie ja mit dem Kaufmännischen in der Regel gar nichts am Hut haben oder haben wollen).
Hinweis: Nach Informationen von Freien, die für Verwaltungen des Bundes oder der Länder Aufgaben in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wahrnehmen, werden Freie dort schon längere Zeit zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, auch ohne allgemeine gesetzliche Pflicht dazu.
Es ist im Übrigen leider davon auszugehen, dass eine Reihe von Medienhäusern versuchen werden, ihre Freien zur Ausstellung von E-Rechnungen zu zwingen, auch wenn das bis 2028 gar keine zwingende rechtliche Pflicht ist. Es wäre natürlich bedauerlich, wenn es soweit käme. Hierzu ist auch darauf hinzuweisen, dass Medienhäuser auch die Möglichkeit haben, die E-Rechnung als Gutschrift (selbst) auszustellen.
Im Zusammenhang mit der E-Rechnung rückt auch das Thema der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung wieder mehr ins Blickfeld. Diese gelten auch für die Buchhaltung der Freien und verlangen unter anderem, dass Rechnungen sowie Geschäftskorrespondenz (auch E-Mail) digital archiviert werden. Für Rechnungen gilt dabei eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (ab 2025, vorher waren es zehn Jahre), für sonstige Korrespondenzen von sechs Jahren. Damit nicht geschummelt werden kann, müssen diese Dokumente „revisionssicher“ archiviert werden, was auf Deutsch soviel heißt wie: es muss technisch unmöglich sein, die abgespeicherten Dokumente nachträglich zu verändern, etwa die Rechnungssumme zu erhöhen, um noch mehr Steuern zu sparen. Hierzu heißt es in der Regel ein kostenpflichtiges Buchhaltungsprogramm zu benutzen (bei etwas unter 7 Euro monatlich beginnt es normalerweise mit den Kosten, eine Übersicht z.B. hier). Durch die E-Rechnung ändert sich an diesen Grundsätzen im Prinzip nichts, außer dass, wer sich jetzt schon einmal mit dem Thema E-Rechnung befasst, daran denken sollte, dass E-Rechnungen (und natürlich auch alle anderen Rechnungsvorfälle und Korrespondenzen) rechtlich gesehen eigentlich revisionssicher abgespeichert gehören – und zudem auch leicht zugänglich sein müssen, wenn das Finanzamt einmal ins Büro schneit. Bei dieser Speicherung muss die besondere digitale Programmierung der E-Rechnung beibehalten werden, d.h. die Rechnung bitte nicht in eine PDF umwandeln oder ein jpg, auch wenn optisch genauso aussieht: „Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein“, sagt das Bundesministerium der Finanzen. Das Finanzamt soll die E-Rechnung im Originalformat lesen können.
Diejenigen Freien, die schon immer Chaos in der Buchhaltung und im Prinzip überhaupt keine Grundsätze dieser Art beachtet haben, winken jetzt eventuell ab und sagen vielleicht: „Pure Theorie, bisher ist doch immer alles (auch ohne revisionssichere Archivierung) gutgegangen.“ Das mag sein, gleichwohl kann ein Finanzamt auf ein solches Chaos auch einmal weniger gnädig reagieren, weswegen die Diskussionen um die E-Rechnung Anlass sein sollten, jetzt einmal das Thema der ordnungsgemäßen Buchführung und revisionssicheren Archivierung einmal näher anzuschauen. Selbst wenn für fast alle Freien die E-Rechnung wie bereits mehrfach ausgeführt erst 2028 Pflicht sein wird.
Weitere Informationen
Der DJV informiert seine Mitglieder umfangreich zum Thema E-Rechnung. Im Mitgliederbereich unter djv.de findet sich in der Rubrik „freien.info PLUS“ ein noch detaillierteres „Tipps für Freie“ zum Thema E-Rechnung, außerdem die Aufzeichnung einer Onlineveranstaltung vom 12. Dezember 2024 sowie die Unterlagen dazu, weiterhin werden am 3. und 10. Januar 2025 Informationsveranstaltungen im digitalen „DJV-Café 24/7“ stattfinden.
So gelangt ihr zum DJV Café 24/7:
Mitglieder können sich am 3.1. oder 10.1. unter dem Link https://www.djv.de/mitgliederservice/mitgliederbereich/index/ mit ihren Zugangsdaten einfach im Servicebereich einloggen und dann ins Café gehen. Eine vorherige Anmeldung für die Veranstaltung ist nicht notwendig.
