Du musst eine Rechnung schreiben? Dann solltest du sicherstellen, dass die Rechnung auch folgende 13 Elemente enthält).
Gewöhnliche Rechnung über 250 Euro brutto:
1. Rechnungsersteller: Dein vollständiger Firmenname mit Anschrift. Wenn du als Person eine Rechnung stellst, nennst du deinen Namen samt Anschrift.
2. Rechnungsempfänger: der vollständige Firmenname mit Anschrift des Empfängers der Rechnung (die Rechnungsadresse)
3. Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ((USt-IdNr., fürs EU-Ausland).
Bei einer Gutschrift: Steuernummer oder USt-IdNr. des Empfängers
Kleinunternehmer siehe unten.
4. Das Wort „Rechnung“ und die fortlaufende Rechnungsnummer: Die darfst du individuell vergeben, sie muss jedoch eine fortlaufende Zahlenreihe enthalten. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. Sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig einer bestimmten Lieferung oder Leistung zuordnen zu können.
5. das Rechnungsdatum. Das ist stets das Datum, an die Rechnung ausgestellt worden ist. Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der erbrachten Leistung gestellt werden. (So lange wirst du nicht warten wollen.)
6. Zeitpunkt bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung (z.B. „Zeitraum der Leistungserbringung: Mai und Juni 2024“)
7. Art und Umfang der erbrachten Lieferung oder Leistung (z.B. „Reportage Lissabon, 10.000 Zeichen“)
8. den Einzelbetrag jeder Lieferung oder Leistung. Insbesondere müssen Lieferungen und Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen separat aufgeführt werden.
9. vereinbarte Minderungen des Rechnungsbetrags (Skonto)
10. den Rechnungsbetrag gesamt netto
11. den anzuwendenden Umsatzsteuersatz und den auf den Rechnungsbetrag entfallenden Steuerbetrag
12. den Rechnungsbetrag gesamt brutto
13. Das Zahlungsziel, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss. Laut BGB ist eine Rechnung nach 30 Tagen fällig. Nicht unüblich im geschäftlichen Verkehr sind aber auch kürzere Vereinbarungen von 7 oder 14 Tagen. Wird ein Skonto angeboten, so gehört es ebenfalls hierhin.
Eine Unterschrift ist nicht nötig, Rechnungen sind auch ohne Unterschrift gültig.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro?
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (!) reichen diese Elemente aus:
1. Dein Name und Anschrift als Rechnungsaussteller
2. Datum der Rechnung
3. Menge und Art der erbrachten Lieferungen und/oder Leistungen
4. Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbefreiungsgrund
5. Gesamtbetrag brutto
Du bist Privatperson oder Kleinunternehmer?
Dann berechnest du deine Lieferungen und Leistungen ohne Umsatzsteuer. Statt Umsatzsteuerbeträge auszuweisen, musst du auf jeder Rechnung durch einen Verweis auf § 19 UStG kenntlich machen, dass keine Steuer ausgewiesen wird. Es gibt demzufolge dann natürlich auch keine Differenzierung von Brutto und netto.
Rechnungen ins EU-Ausland:
Prüfe, ob du und der Rechnungsempfänger beide umsatzsteuerpflichtig sind.
Wenn nicht, schreibst du die Rechnung identisch wie im Inland.
Wenn ja, dann greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren: Nicht mehr der Rechnungsaussteller, sondern der Rechnungsempfänger muss die Umsatzsteuer abführen. Du schreibst also eine Netto-Rechnung und ergänzt einen entsprechenden Hinweis, z.B. so:
„Hinweis nach 14a Abs. 5 Satz 2 UStG: Nach § 13b UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der Umsatzsteuer.“
Im EU-Ausland schreibst du außer der eigenen auch die Umsatzsteuer-ID des Leistungsempfängers auf die Rechnung.
Bei Drittslandsunternehmen schreibst du statt oder zusätzlich zur eigenen Unsatzsteuer-ID die Steuernummer.
Übrigens: Wenn der Rechnungssteller irrtümlicherweise eine Auslandsrechnung mit Umsatzsteuer stellt, dann muss sie doppelt abgeführt werden – vom Empfänger und vom Rechnungssteller. (Die Rechnung kann aber korrigiert werden.)
Nicht vorgeschrieben, aber nützlich
– Kontoverbindung(en), an die der Rechungsempfänger zahlen kann
– Telefonnummer für Rückfragen
So bist du auf der sicheren Seite.