Am dem 1. Januar 2028 wird es voraussichtlich die Pflicht für Freie geben, Rechnungen in einer Höhe ab 250 Euro nur noch in einer spezifischen digitalen Form zu stellen. Bis dahin sind Rechnungen per PDF oder auf Papier noch möglich. Ob die Pflicht zur E-Rechnung tatsächlich so im Jahr 2028 gelten wird, ist aber durchaus fraglich, weil das nur gelten wird, wenn die zuständigen Stellen bis dahin eine geeignete digitale Infrastruktur für die Verifizierung solcher Rechnungen eingerichtet haben. Vor dem Jahr 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung nur für Unternehmen oder freiberufliche Personen, wenn sie mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr erwirtschaften, diese müssen ab dem 1. Januar 2027 eRechnungen verschicken. Unter den Freien dürften das nur diejenigen betreffen, die in einer GbR oder Partnerschaft zusammenarbeiten und damit diese hohen Umsätze erreichen.
Im Übrigen sollen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten. Freie, die keine E-Mail haben, dürfte es aber nicht geben. Zudem gilt: wer seine E-Rechnungen (bis 2028) in anderer Form (z.B. PDF) verschicken will, braucht dafür die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Das bedeutet: wenn die Kunden z.B. eine PDF-Rechnung ablehnen, müsste die Rechnung in Papierform verschickt werden, dagegen kann der Kunde definitiv nichts tun.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt (ab 2028) nur für Freie mit (Wohn-)Sitz in Deutschland gegenüber Kunden mit Sitz in Deutschland.
Wer dennoch vor dem Jahr 2028 eine E-Rechnung schicken will, also ohne eigentliche Pflicht dazu, kann beispielsweise hier einen kostenlosen Service in Anspruch nehmen: https://www.ferd-net.de/standards/paket-downloads/index.html
