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Die meisten Freien sind umsatzsteuerpflichtig
Wer professionell frei journalistisch tätig ist, wird meist umsatzsteuerpflichtig sein. Eine Ausnahme sind Freie, die lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind. Wenn du allerdings als steuerlich selbständige Person an der Rundfunkanstalt arbeitest, dann kommt die Umsatzsteuerpflicht meistens auch auf dich zu.

Wann die Umsatzsteuerpflicht auf dich (nicht) zukommt
Die Umsatzsteuerpflicht besteht nicht, wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr 22.000 Euro (Umsatz, nicht: Gewinn) nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Bei Existenzgründung gilt im ersten Jahr bereits ab Überschreiten von 22.000 Euro Umsatz die Umsatzsteuerpflicht. Für Personen, die im Laufe eines Jahres gründen, sinkt diese Grenze anteilig. Wer etwa erst am 1. Juli gründet, für den gilt die Grenze von 11.000 Euro.

Werden diese Umsatzgrenzen nicht erreicht, fällt die Zahlung der Umsatzsteuer weg, und die Freien dürfen auch von ihren Auftraggebern keine Mehrwertsteuer fordern. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss das auf seinen Rechnungen explizit deutlich machen. Rechnungsmuster gibt es beim DJV.

Kann ich freiwillig Umsatzsteuer berechnen?
Wer keine Umsatzsteuer berechnen muss, steht aber nicht unbedingt gut da. Die Mehrwertsteuer beim Einkauf fällt deswegen ja nicht weg! Wer von der Umsatzsteuer auf Grund der geringen Umsätze befreit ist, fährt also nicht unbedingt besser als die Person, die bezahlen muss. Hier hilft der Gang zum Finanzamt: Dort kannst du dich sozusagen freiwillig bereiterklären („optieren“), Umsatzsteuer zu zahlen, obwohl du es eigentlich gar nicht musst. Diese Erklärung („Option“) ist allerdings für fünf Jahre verbindlich! Die Option führt dazu, dass du die gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) in Abzug bringen kannst. Grundsätzlich gilt als Ausübung der Option auch der Fall, wenn auf der Rechnung die Umsatzsteuer berechnet wird. Hast du das einmal gemacht, bist du in der Regel für fünf Jahre dran gebunden. Wenn du vergessen hast, bei einigen Kunden Umsatzsteuer zu berechnen, musst du im Falle einer Betriebsprüfung die Umsatzsteuer trotzdem nachzahlen, auch wenn dir deine Kunden diese nicht mehr zahlen.

Achtung bei der Rundfunkanstalt
Wenn du bei einer Rundfunkanstalt selbständig tätig bist (also nicht mit Lohnsteuerabzug), dann überweist dir die Rundfunkanstalt dein Honorar trotzdem nicht mit explizit ausgewiesender Mehrwertsteuer. Vielmehr steht im Kleingedruckten ihrer Honorarbedingungen, dass du die „eventuell“ zu zahlende Umsatzsteuer selbst aus dem Honorar herausrechnen und an das Finanzamt abzuführen hast.

Achtung bei Reisekostenerstattungen an Selbständige
Wenn du Reisekosten erstattet bekommst, ist das umsatzsteuerpflichtig. Achte also immer darauf, dass die Reisekostenerstattung mit Umsatzsteuer berechnet bzw. bezahlt wird. Du nimmst beispielsweise den Nettokostenbetrag deiner Reisekosten (Fahrkarte minus Umsatzsteuer der Bahn), schlägst deine Umsatzsteuer drauf (je nach Konstellation 7 oder 19 Prozent, meist aber 19 Prozent) und stellst das in Rechnung.

Durch Vorsteuererstattung Geld verdienen
Zum Glück gehört die gesamte vereinnahmte Umsatzsteuer nicht notwendig dem Finanzamt: Du kannst die Mehrwertsteuer davon abziehen, die du selbst zahlen musstest, als du betrieblich notwendiges Material beschafft hast (die Mehrwertsteuer auf alle steuerlich anerkannten Betriebsausgaben). Diese gelten als Vorsteuer. Die Vorsteuer (d.h. die gezahlte Mehrwertsteuer auf die Arbeitsmaterialien) muss ab dem Steuerjahr 2023 durch einzelne Belege nachgewiesen werden.

Nur noch relevant für die Vergangenheit: Journalistisch tätige Personen, deren Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr 61.356 € nicht überstiegen hat, können für die Jahre bis 2022 auf Antrag die Vorsteuer nach allgemeinen Durchschnittssätzen berechnen. Für journalistisch tätige Personen beträgt dieser Durchschnittssatz 4,8 Prozent des Nettoumsatzes – so Paragraph 23 UStG in Verbindung mit einem Erlass, den das Bundesfinanzministerium in Abstimmung mit den Länderfinanzministerien herausgegeben hat.

7 oder 19 Prozent
Besteht Umsatzsteuerpflicht (entweder auf Grund der Einkommensverhältnisse bzw. durch die freiwillige Erklärung), so muss auf den Honorarrechnungen für Wort- bzw. Bildbeiträge eine Umsatzsteuer von sieben Prozent berechnet werden. Die Einräumung von urheberrechtlichen Nutzungsrechten unterliegen nämlich dem begünstigten Steuersatz von sieben Prozent Umsatzsteuer.

Wenn du dagegen nur die Redaktionsschicht abrechnest oder eine Recherche abrechnest, ohne dass du einen konkreten Beitrag dafür nennen kannst, sind es in der Regel 19 Prozent.

Wenn du Nebenkosten für den Beitrag abrechnest, kann aus Vereinfachungsgründen mit dem gleichen Steuersatz wie für die Hauptkosten gearbeitet werden. Wenn du also ein Foto für 100 Euro verkaufst, sind nicht nur dafür 7 Prozent fällig, sondern auch auf die Reisekosten, die du hattest.

Gleiches gilt, wenn du gemischte Posten hast, also beispielsweise einen Beitrag und einen Redaktionsdienst. In deiner monatlichen Abrechnung kannst du diese Posten mit einem einheitlichen Satz abrechnen.

Hilfsgeschäfte
Umsatzsteuerpflichtig sind aber auch die Hilfsgeschäfte der journalistischen Tätigkeit, wie zum Beispiel der Verkauf eines Computers und der so genannte Eigenverbrauch. In diesen beiden Fällen beträgt die Umsatzsteuer 19 Prozent. Wird zum Beispiel ein Telefonanschluss im Redaktionsbüro auch privat genutzt, so ist das als Eigenverbrauch anzusehen. Der Eigenverbrauch wird beim Telefonanschluss – wenn nicht ein Einzelnachweis mit Angabe der Zielnummern geführt wird – je nach Höhe der Rechnungssumme geschätzt. Von dieser Schätzung ist die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent zu zahlen.

Voranmeldung
Die Umsatzsteuer muss beim Finanzamt vorangemeldet werden. Die Fristen hängen von der Höhe der im Vorjahr abgeführten Umsatzsteuern ab. In den meisten Fällen ist sie vierteljährlich voranzumelden. Eine monat­liche Abgabe ist erforderlich, wenn die Vorjahressteuer 7.500 Euro überschreitet, die jährliche Abgabe genügt, wenn die Vorjahressteuer 1.000 Euro nicht überschritten hat. Auch Personen, die eine Existenz gründen, melden in den Jahren 2021–2026 quartalsweise. Bis 2020 mussten sie monatliche Meldungen abgeben.

Achtung: Alle wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben (dazu gehören auch die Umsatzsteuervoranmeldungen), die innerhalb von 10 Tagen nach dem Jahreswechsel vom Konto abfließen oder zugehen, zählen noch zum vergangenen Jahr! Die vorangemeldete Umsatzsteuer wird also in der Regel nur als Betriebsausgabe für das Jahr anerkannt, für das die Anmeldung abgegeben wurde. Das gilt bis zum 10. Januar und sogar noch länger, wenn die Steuerpflichtigen dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt haben und das Konto gedeckt ist. Das hat das Bayerische Landesamt für Steuern in einem Schreiben festgelegt. Beispiel: Am 5. Januar 2024 hast du 1500 Euro Umsatzsteuer für das vierte Quartal 2023 vorangemeldet, das Geld zieht sich das Finanzamt am 9. Januar 2024. Obwohl du als Überschussrechner deine Ausgaben sonst gemäß Kontoabgangstermin steuerlich geltend machst, musst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung die Betriebsausgabe im „alten“ Jahr (in diesem Fall also in der Steuererklärung 2023) geltend machen. Fazit: Pass also auf, für welches Jahr du gezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend machst.