Wie führe ich einen Auftrag professionell aus?

Auftraggebende mögen keine Überraschungen. Aber jeder größere Auftrag birgt welche. Also lass deine Redakteurin daran teilhaben.

Den Auftraggebenden auf Stand halten

Beim Erreichen von Meilensteinen des Auftrags schickst du eine Mail. Das ist z.B. bei einer Reportage, wenn du von der Vor-Ort-Recherche zurückkommst. Bei einem Interview, wenn du den Termin gemacht hast, und noch mal, wenn das Interview stattgefunden hat. Bei einem größeren Projekt wie z.B. einem Buch meldest du dich jeden Montag oder einmal im Monat.

Wichtig dabei: Probleme nicht verschweigen. Das Wetter war schlecht, die Fotos sehen regnerisch aus? Sprich es an! Der Protagonist steht gar nicht mehr für die ihm zugedachte Rolle? Informiere den Auftraggebenden! Die vorgesehene Expertin ist in Urlaub? Gib eine kurze Info, wie du das auffangen willst. Du bist krank, musst andere Sachen reinschieben? Mach wenigstens eine Andeutung! Es waren 10.000 Zeichen vereinbart, der Sachverhalt gibt aber nur 5.000 her oder lässt sich nicht unter 15.000 darstellen? Teile es mit, sobald du dir selbst sicher bist.  

Und nenne am besten immer schon einen Lösungsweg.

Pünktlich liefern, Deadlines nicht reißen, dich auf keinen Fall wegducken

Nicht Genialität, sondern Verlässlichkeit ist die Nummer eins bei allen Redakteurinnen und Redakteuren. Und Verlässlichkeit zeigst du, indem du nicht irgendetwas, sondern das Vereinbarte lieferst und zwar pünktlich. Pünktlich heißt bei einem sechs Wochen vorher vereinbarten Text, dass du zwei, drei Tage vor der Deadline fertig bist. Und bei einem kurzfristigen Stück auch nicht erst abends, wenn die Redakteurin heimgehen will.

Ein bisschen Extraluft planst du aus einem weiteren Grund ein: Du solltest grundsätzlich nur von vier Augen gelesene Texte abgeben. Das bedeutet, auch wenn es noch so schwer fällt: Du liest den eigenen Text noch einmal ganz – und ganz kritisch – durch. Und du hast dir rechtzeitig eine Kollegin gesucht, mit der du ein Redigiertandem bildest: Du liest ihre und sie deine Texte gegen. Das kostet Zeit, schafft aber viel Zufriedenheit beim Kunden. 

Was wie abliefern?

den Text: in der vereinbarten Länge (!), mehr als zehn Prozent Diskrepanz gehen gar nicht.

das Format: Klassisch ist immer noch die Word-Datei, heute meist unformatiert (weil der Redakteur den Text ja doch als erstes in sein Redaktionssystem einfließen lässt). Manche Redaktionen haben aber auch spezielle Vorgaben. Das fragst du bei einem Neukunden am besten rechtzeitig ab.

auf welchem Weg? Falls du Bilder oder Bewegtbild lieferst, dann ist eine Lieferung über deine Cloud am sinnvollsten. Wenn es gar nicht anders geht, dann benutze Wetransfer oder einen ähnlichen Dienst. Auf gar keinen Fall solltest du Bilder oder Videos per Mail versenden, denn das kommt beim Empfänger oft ganz anders an als von dir erwartet. 

mit welchem Anschreiben? In den Betreff soll „Bestellter Text“ o.ä. Und drunter, aus was alles die Lieferung besteht. Und die Info, wie du in den kommenden Tagen verfügbar bist. Und die Bitte, dass der Auftraggebende kurz den Empfang bestätigt, weil ja auch schon Mails im Spam gelandet sind.

Mit Rechnung? Vor allem bei Folgeaufträgen (wenn größere Überarbeitungen nicht zu erwarten sind) kannst du der Leistung auch sofort die Rechnung beifügen. Sonst nach der Abnahme (siehe unten).

Was tun, wenn keine schnelle Rückmeldung erfolgt?

Nach dem Versand wartest du maximal einen Tag und rufst dann freundlich an: Du willst nicht drängeln, sondern nur sicher gehen, dass der bestellte Beitrag angekommen und nicht im Spam gelandet ist. Und ob der Auftraggebende schon Zeit gefunden hat, ihn anzusehen. Und ob der Beitrag okay ist.

Das mit dem Okay ist wichtig, denn nach der Abnahme hast du deine Aufgaben erfüllt, die Fälligkeit läuft. Wenn noch nicht erfolgt, kannst du jetzt deine Rechnung schreiben. 

Verlage versuchen oft, erst nach Erscheinen des Artikels zu zahlen. Du als Auftragnehmende solltest aber auf einem frühen Zahlungsziel bestehen, damit du deinem Geld nicht hinterherlaufen musst (➔ So verdienst du mehr dank guter Buchführung). 

Der DJV empfiehlt in seinen -> Muster-AGB die Formulierung >>Honorare sind sogleich nach der Veröffentlichung zur Zahlung fällig, spätestens einen Monat nach der Erklärung, dass der Beitrag angenommen ist.<< 

zu AGB s.a. oben ➔ Die Auftragsbestätigung und ➔ Eigene Geschäftsbedingungen verwenden

So klappt’s mit der Rechnung

Wir alle schreiben gern. Aber die wenigsten schreiben gern ➔ Rechnungen. Tipp: Begreife es einfach als willkommene Abwechslung und freu dich schon mal auf das Geld. Der richtige Zeitpunkt für die Rechnung ist entweder gleich mit der Leistung (Text, Bild…) oder unmittelbar nach der Abnahme, wenn die Leistung also als erbracht bestätigt wird.

Damit dir die Rechnung zu schreiben leicht fällt, solltest du ein Muster haben, das du im Einzelfall nur noch anpassen musst. Rechnungsmuster findest du viele im Internet und eines hier im Freien-ABC. Wichtig ist, dass die Rechnung die dort genannten 13 Elemente enthält. Ebenfalls dort zu finden:

• Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
• Sonderregelungen für Privatpersonen und kleinunternehmerisch Tätige
• Rechnungen ins EU-Ausland

So funktioniert eine Mahnung

Die Rechnung ist versandt, das Zahlungsziel verstrichen. Doch was nicht kommt, ist das Honorar. Was tun? 

Zunächst recherchierst du sinnvollerweise die Ursache. Will der auftraggebende Stelle tatsächlich nicht zahlen? Liegen die Zahlungsprobleme am Chaos in Redaktion oder Buchhaltung? Oder befindet sich die Redakteurin, die die Honorare abzeichnen muss, einfach in Urlaub? Gibt es einen besonderen Zahlungsrhythmus? Werden Freie generell erst sehr spät bezahlt? Steht die auftraggebende Stelle vor der Zahlungsunfähigkeit?

Klären lassen sich solche Fragen erst durch eine freundliche Mail, dann durch immer noch freundliche, aber bestimmte Telefonate mit Redaktion und Buchhaltung. 

Wichtig ist für Freie: Eine solche Recherche muss mit Nachdruck, aber auch mit Feingefühl erfolgen. Wer Redaktionen unvermittelt mit juristischem Geschütz und Verzugszinsen droht, wird in Zukunft wohl kaum noch Aufträge erhalten. Andererseits ist es auch wichtig, jetzt nichts zu vertrödeln und auf gar keinen Fall den Eindruck zu vermitteln, dass du dich vertrösten lässt-

Wichtig ist jedenfalls, dass du stets den überblick über deine offenen Rechnungen behältst: 

1. Welche Rechnungen sind offen?
2. Wann laufen darin genannte Zahlungsfristen ab?
3. Wo keine Frist genannt ist, gelten lt. § 286 BGB 30 Tage

Wenn das Geld auch nach sanften Vorklärungen nicht eingeht, kommt man um härtere Bandagen nicht herum.

Als Zwischenschritt vor dem Gerichtsvollzieher bietet sich die Mahnung an. Ein solcher Schritt ist gesetzlich nicht verankert (eine Rechnung wird auch ohne Mahnung fällig), aber üblich.

Es wird also formuliert z.B.: >>Hallo Frau Huber, meine Rechnung Nummer 1233567 in Höhe von 2000 Euro ist seit dem 10.1.2024 fällig. Aber bisher konnte ich auf dem genannten Konto DE… keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte zahlen Sie bis spätestens 29.1.2024. Mit freundlichen Grüßen…<<

Wenn die auftraggebende Stelle diese Mahnung, die gern auch Erinnerung heißen darf, ebenfalls verstreichen lässt, dann bleibt der juristische Weg: 

• Rechnungsstellung von Verzugszinsen,
• Mahnantrag (über www.online-mahnantrag.de),
• Klage.

Sofern die Honorarforderungen journalistische Leistungen betreffen, können DJV-Mitglieder beim jeweiligen DJV-Landesverband Antrag auf Rechtsschutz stellen. Falls dem Antrag stattgegeben wird, beauftragt der DJV-Landesverband seine juristischen Mitarbeitenden oder externe anwaltliche Dienste, die Sache zu übernehmen. Wichtig: Kosten für einen vorher privat ausgewählte rechtswanwaltliche Vertretung werden in der Regel nicht übernommen. 

Was ist mit Überarbeitungswünschen?

Theoretisch kannst du dich darauf beschränken, nur das nachzubessern, was vereinbart war, aber nicht geliefert wurde. Deshalb auch das zweite Exposé nach Auftragserteilung (siehe oben). In der Praxis kannst du damit zwar einiges einschränken. z.B. wenn sich plötzlich das Thema völlig dreht. Aber ganz kommst du um Nacharbeit nicht herum, wenn sie gefordert wird. 

Halte dir vor Augen: Auftraggebende fordern Nacharbeit ja nicht aus Jux und Tollerei. Wenn es sich um ein paar Detail-Rückfragen handelt, so beantwortest du sie selbstverständlich. Schwieriger wird es, wenn offenbar die Erwartung nicht erfüllt wurde. Dann ist vor der Version zwei möglichst genau zu klären, was da warum nachgefordert wird. 

Es gibt allerdings auch Redaktionen, da musst du die zweite Version eigentlich bereits fest einpreisen. Das ist erfahrungsgemäß bei „großen“ Magazinen wie Spiegel, Focus und Geo der Fall. Das liegt einerseits am Ego der redigierenden Personen, aber auch noch an etwas anderem: Da muss ein Stück vor der Veröffentlichung mehrere Freigabestufen durchlaufen bis zum Textchef und der Dokumentation – und jeder hat neue Fragen. 

Wie kriegt man es beim nächsten Mal ohne Ehrenrunde hin? Da heißt es klar sein in den Vereinbarungen. Mündlich Besprochenes ist schriftlich zu bestätigen. Und wenn es trotzdem nicht funktioniert, muss man eine Zusammenarbeit auch mal beenden. 

Was du Redaktionen gar nicht geht durchgehen lassen darfst: ständig noch was dazu verlangen, ohne zusätzlich zu zahlen. Hier noch zwei Posts in Social Media, dort ein paar Ergänzungen für die Online-Version und möglichst auch noch ein Gratis-Interview zur Bewerbung des Beitrags – es gibt Medienhäuser, die einen Auftrag so in die Breite treten, als ob ihr freier Mitarbeitender nichts anderes in der Welt zu tun hätte. In solchen Fällen bleibt irgendwann nur, die Vereinbarung aus der Tasche zu ziehen und für alles ein Stundenhonorar zu verlangen, was dort nicht enthalten ist.

Was ist, wenn der Text nicht mehr erkennbar ist? 

Es gibt solche Mitarbeitende in Redaktionen, die stets aus einem Text der Freien „ihren“ Redaktionstext machen. Aber bei den allermeisten ist ein zu starker Eingriff doch ein Zeichen, dass es insgesamt nicht gepasst hat. Frage höflich an, warum dein Text nicht gefallen hat. Im Extremfall kannst du freundlich und bestimmt klar machen, dass das nicht mehr dein Text ist. Eines solltest du aber auf gar keinen Fall: patzig werden.

Was ist, wenn der Text nicht angenommen wird?

Wenn eine auftraggebende Stelle ein Werk (Text, Bilder) bei dir bestellt hat, dann handelt es sich in der Regel um einen Werkvertrag, der damit (meist informell) geschlossen wurde. Du schuldest die Fehlerfreiheit des Werks. Ist es fehlerhaft, muss dir die Gelegenheit gegeben werden, es nachzubessern, gegebenenfalls neu herzustellen. Erst wenn das nicht möglich ist und nach Ablauf einer gesetzten Frist kann eine auftraggebende Stelle die Rückgängigmachung des Vertrags verlangen. Dann und nur dann muss sie das vereinbarte Honorar nicht zahlen.

Bei teilweiser Brauchbarkeit kann die auftraggebende Stelle das vereinbarte Honorar entsprechend kürzen. Dabei sind die Verwendbarkeit des brauchbaren Teils für den vertraglich angestrebten Zweck, deine notwendigen Aufwendungen (Kosten) und der Umfang der geleisteten Arbeit zu berücksichtigen.   

Falls du dich mit dem auftraggebenden Medienunternehmen nicht einigen kannst, empfiehlt es sich, wenn du DJV-Mitglied bist, dich mit den juristischen Mitarbeitenden beim jeweiligen DJV-Landesverband kurzzuschließen.

➜ siehe auch hier: Geld bei abgesagtem Auftrag / Nichtverwendung

Was ist, wenn die Geschichte monatelang liegt und am Ende nicht veröffentlicht wird? 

Ein bestelltes Werk muss, wenn es auftragsgemäß abgeliefert wurde, von der auftraggebenden Stelle auch abgenommen werden (siehe oben, Nach der Abgabe). Mit der Abnahme wird das vereinbarte Honorar fällig. Ob das Unternehmen den bestellten Beitrag veröffentlicht, ist für die Vergütungspflicht unerheblich. Einmal bezahlt, hat es aber auch keine Veröffentlichungspflicht. Mit anderen Worten: du hast ein Recht auf Honorierung, aber nicht auf Veröffentlichung.

Abschlussarbeiten: Das bleibt zu tun

Du hast dein Geld, der Beitrag ist hoffentlich auch veröffentlicht. Ist das Projekt damit beendet? Nein. Ein paar Dinge bleiben für dich noch zu tun:

➔ Du solltest die Unterlagen aufheben – erfahrungsgemäß mindestens ein halbes Jahr. Analoge Unterlagen kannst du z.B. in einer Kiste stapeln. Und sobald die voll ist, wirfst du den untersten Teil weg, der älter ist als ein halbes Jahr.

➔Du solltest den Beitrag (Text, Bilder) auf Wiedervorlage für einen Zeitpunkt legen, sobald eine Weiterverwertung möglich ist. Der Zeitpunkt steht am besten in deinen AGB. Bei Zeitschriften ist sonst ein guter Zeitpunkt, sobald das übernächste Heft erschienen ist.

➔ Du solltest den Beitrag (Text, Bilder) archivieren (➔ Mehr zur Archivierung: Diese Grundausstattung brauchst du). Zusätzlich empfiehlt sich, dass du eine Liste führst, in der du alle deine erstellten Beiträge aufführst.

➔ Bei großen Aufträgen machst du eine Post-Mortem-Analyse (Was lief gut? Was willst du beim nächsten Mal besser machen?). 

➔ Und natürlich vergisst du nicht, dich beim Kunden zurückzumelden und die nächsten Aufträge zu besprechen.