Wie organisiere ich mich?

• In meinem Ressort (Reise) erscheinen immer noch die spannenderen Geschichten in Zeitschriften und Tageszeitungen. Die lese ich, um mich auf Stand zu halten, und die archiviere ich.
• Zeitungsartikel hebe ich ganz altmodisch in einem Handarchiv auf. Also einer Hängeregistratur. Das geht um Klassen schneller, als es zu scannen. Braucht aber Platz.
• Zeitschriften archiviere ich jahrgangsweise in Schubern. Auch das braucht Platz. Damit ich interessante Artikel wiederfinde, führe ich dazu ein Register. Dieses Register ist ein normales Textdokument mit Zwischenüberschriften. Und das sind die gleichen in der gleichen Reihenfolge wie die Hängemappen im Handarchiv und übrigens auch den Büchern im Buchregal.
• Wenn ich dann einen Auftrag bekomme, z.B. das Thema „So plant man eine Weltreise“ zu bearbeiten, finde ich im Handarchiv Clippings aus Tageszeitungen und im Registerdokument Verweise auf passende Zeitschriftenartkel, die sich dem Thema gewidmet haben.

So sieht es aus 

So ist mein Zeitschriftenregister aufgebaut:

1. oben die Zeitschriftenliste, jeder Zeitschrift kriegt bei mir ein 3-buchstabiges Kürzel. Da muss man nicht so viel schreiben.
2. Und dann folgen Stichwörter und die dazugehörigen Fundstellen. Da finde ich also Deutschlands schönste Badeseen, die hat bereits 1989 die Zeitschrift Holiday bearbeitet, 2020 Clever Reisen und Geo Saison.
3. Die Sortierung ist nicht so fürchterlich wichtig, weil ich immer die gesamte Struktur mitführe. Ich schreibe also nicht „Baden-Baden“, sondern „Baden-Württemberg/Schwarzwald/Baden-Baden“

Tipps:

• Zeitschriftenartikel bereits beim Lesen markieren, am besten mit Etikett, Stift und Seitenzahl auf dem Titel, notfalls mit einem Eselsohr. Dann vor der Ablage im Schuber die Indizierung im Register durchführen. 
• Zeitungsclippings immer mit Datum versehen, damit man bei der Wiedernutzung weiß, ob der Artikel 1 oder 10 Jahre alt ist.
• Doku-Freaks wie ich schaffen sich eine Klassifikation über ihr Thema. Bei mir bekommt jede Hängemappe und jeder Punkt im Zeitschriftenregister eine Nummer, aber nicht irgendeine, sondern mit System. Bei mir als Reisejournalisten natürlich regional. 2 steht für Afrika, 23 für Ostafrika, 234 für Kenia und 2343 für die Serengeti.
• Den Aufwand im Blick behalten, damit Input und Ertrag in einem vernünftigen Rahmen bleiben. Und es macht auch keinen Sinn, Riesentürme aufstapeln und erst nach 2 Jahren zu indizieren.
• Und alles in den Dienst der Wiedernutzung stellen. Bevor du ein Stichwort vergibst oder eine Ablage erstellst, frage dich also, ob überhaupt, zu welchem Thema und unter welchem Begriff du die abgelegte Info wieder suchen würdest. 

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Nun zum nächsten Mosaikstein der Ordnungsideen, die Mehrwert schaffen; da geht es um die bereits geschaffenen Werte:

• Berufsanfänger fragen immer: Wozu braucht es eine Kundendatenbank? Am Anfang tut es oft tatsächlich eine einfache Textdatei. Aber spätestens wenn du dich in deinen Aufschreibungen selbst verhedderst oder die Kontakte-App auf dem neuen Mobiltelefon nicht mehr auffindbar ist, lohnt eine grundsätzlichere Überlegung.
• Diese Überlegung kann durchaus wieder zur Kontakte-App führen, z.B. wenn du mehr mit dem Handy als mit dem Laptop arbeitest. Dann solltest du dich aber intensiv mit Themen wie Sicherung, Migration (auf andere Systeme) und überhaupt den Fähigkeiten der App beschäftigen.
• Alternativen sind Programme, die du vielleicht sowieso hast oder bezahlst; z.B. ist Microsoft Outlook ein ganz hervorragendes Kontakte-Tool, allerdings mit einer steilen Lernkurve.  
• Egal was du verwendest: Du solltest zu jedem Kunden außer seinen Stammdaten auch jeweils Datum und Inhalt aller Kontakte festhalten, also z.B. >>15.1.2014: Telefonat mit Sonja Huber, sie ist jetzt die neue Redakteurin und hat ist nicht dazu gekommen, sich das Angebot anzusehen.<<
• Als einfach umsetzbare Lösung zeige ich was simples selbst Gebautes: ein Spreadsheet. Du kannst  je nach Neigung Excel oder Numbers dafür verwenden oder auch Open Office Calc. Ich verwende Google Sheets. 
• Angenommen, du hast ein bis zwei Hauptkunden, dann noch vier oder fünf, denen du vorhandene Beiträge auch noch anbietest und ggf. umschreibst. Und dann noch mehr oder weniger Beifang, mit denen du halt auch ab und zu Kontakt hast. Zusammen vermutlich unter 30 aktive und ein paar inaktive Kunden.
• Dann brauchst du kein teures Customer Relationship Management Tool und auch kein mehrtägiges Outlook-Seminar, sondern du öffnest im Tabellenprogramm deiner Wahl ein Dokument, nennst es Kundenliste und schreibst in die erste Spalte die Redaktionsnamen, in die zweite die Ansprechpartner, in die dritte die Telefonnummer, die Mailadresse und so weiter.
• Ich will, wie oben beschrieben, dann immer Zeitpunkt und Inhalt der einzelnen Telefonate o.ä. festhalten. Dazu öffne ich im selben Dokument eine weitere Seite und verbinde die als Link mit dem Namen der Redaktion. In diese weitere Seite kann ich dann pro Zeile eine Kontaktinfo schreiben.

So sieht es aus

• Ich setze dieses selbstgebastelte Mini-Tool tatsächlich bei einem Projekt ein. Da geht es um rund 30 Reisebüros, für die ich einen monatlichen Reiseziel-Newsletter mache.
• Ich habe das kleine Tool auch in meinen Lesezeichen integriert.
• Was ich gern mag, ist, die wichtigen Dinge schnell und einfach im Blick zu behalten.
• Und wenn ich was aufschreiben will, dann klicke ich mich nur zur Kontaktseite des Kunden.
• Wenn ich dann das nächste Mal Kontakt aufnehme, sehe ich immer superschnell, was da der letzte Stand war. 

Tipps:

• Wenn du mal alle Kunden anmailen willst: einfach die Mailspalte kopieren und ins BCC- des E-Mail-Klienten pasten. z.B. Outlook erkennt das sofort und löst das auf.
• Wenn du viel telefonieren musst, dann kannst du die Liste  in deinem Handy aufmachen und musst nur auf die gewünschte Nummer drauftippen. 

So, wieder ist ein Teil meiner schneell umsetzbaren Ordnungsideen, die Mehrwert schaffen, geschildert. Es folgt der fünfte; etwas, womit sicher viele kämpfen: die Mailablage.

Strukturiertes Arbeiten erfordert eine klare Ordnung. Ohne eine Todo-Liste geht es nicht.

Welche? Das ist Geschmackssache. Und eine Frage deiner Aufgaben. Der Zahnarzt, der alle Viertelstunde einen neuen Patienten auf dem Stuhl haben will, arbeitet anders und braucht eine andere Arbeitsliste als der Investigativreporter oder die Leserbrieftante. Mein Tipp: Schau dir vieles an und nimm dir davon, was zu dir und deiner Arbeit passt.  

Mein Werkzeug:

• Ich habe über die Jahre einiges probiert: Schreibblock, Outlook, Wunderlist, Remember the Milk, Google Keep. Seit drei Jahren verwende ich Apple Notizen. 
• Die App tut im Wesentlichen, was ich will:
  • Ich kann schnell und in jeder Situation nachschauen und Sachen als erledigt markieren und neue Sachen notieren
  • Sie funktioniert synchron am Rechner (Mac), Handy, iPad, Windowsrechner in der Redaktion
  • Sie ermöglicht eine relativ enge Taktung durch den Tag (ich will nicht mehr als 2 Stunden das gleiche machen, dann sinkt meine Produktivität)
  • Sie zwingt mich nicht in ein festes Zeitschema (wenn ich endlich im Schreib-Flow bin, hat Outlook immer für den nächsten Job geklingelt)
  • Sie zeigt „tote Winkel“, in denen man aufgeschriebene Sachen vergisst . Deshalb habe ich immer alles für einen Tag auf 1 Notiz.
  • Und sie ist handhabbar, dh ich brauche weniger als 15 Minuten tgl. für sie

Der einzige echte Nachteil: Die Notizen lassen sich nicht wirklich sichern, aber immerhin als PDF oder Markdown-Dokument archivieren.

So sieht so ein Dokument aus:

Mein Konzept:

Ich habe eine Jahres- eine Monats- und eine Tagesplanung. Alles in zwei Dokumenten. Das eine heißt „Heute“ (bzw. es hat das heutige Datum, das andere heißt „Heute nicht“. Dieser Struktur folgt mein Dokumentaufbau…

.. in „Heute“:

• Oben 3-5 „große“ Projekte des Jahres
• Darunter die fixen Termine der kommenden 4 Wochen. (Das geht bei mir, weil ich wenig fixe Termine habe).
• Dann die Abteilungen „Morgen“, „Übermorgen“, „Heute“.
  • „Heute“ ist der Teil der Liste, mit dem ich dann den ganzen Tag arbeite.
  • Darin oben 3-4 Hauptpositionen des Tages. 
  • Dann 8-10 kleinere Dinge
  • In „Morgen“ und „Übermorgen“ stehen die Termine für morgen und der Überlauf, was heute nicht mehr geht

.. in „Heute nicht“:

• Da stehen oben unter „Wenn noch Zeit“ eine Reihe Themen, von denen ich mich (noch) nicht trennen will.
• Und darunter der eigentliche Schwerpunkt des Dokuments: die Wiedervorlage, sortiert nach mit Terminen.  Auf die will ich noch eingehen:

Wie mache ich es, dass mir nichts Wichtiges durch die Lappen geht?

• Die gängigen Todo-Listen haben für mich den Nachteil, dass sie in Einzelaufgaben denken und nicht in Kreisläufen. Zumindest bei mir werden die wenigsten Punkte auf meiner Todo-Liste einfach abgearbeitet und sind dann erledigt. 
• Sondern es folgt idR ein nächster Schritt. also zB folgt auf Thema kreieren als nächstes Thema anbieten, Text vereinbaren, dann recherchieren, dann schreiben, dann gegenlesen lassen, dann abgeben, dann OK einholen, dann Rechnung schreiben, dann den Beitrag weiteren Kunden anbieten. 
• Um das zu realisieren, kopiere ich mir jeden Abend die Todo-Liste des zu Ende gehenden Tags und streiche nicht einfach das Erledigte raus, sondern frage mich, ob es eine Folgeaufgabe gibt.
• Dass die Arbeit auf diese Weise nie verschwindet, muss man natürlich aushalten. Für mich ist es ein sehr beruhigender Gedanke, dass ich so alles Wichtige im Griff behalte.
• Achtung ständig wachsende Todo-Liste! Mein Trick ist, dass ich jeden Tag eine neue anfange. Die wird kopiert. Wenn zu lang, hart durchgearbeitet nach dem Eisenhower-Prinzip. Und wenn auch das nichts fruchtet, auch mal komplett neu aus der Erinnerung aufgebaut
  

Das Eisenhower-Prinzip: 

Ein paar Schlusssgedanken

Für mich liegt der Vorteil des Eisenhower-Prinzips vor allem darin, Aufgaben guten Gewissens zu streichen oder zu delegieren, jedenfalls vom eigenen Hof wegzubringen. Für die eigentliche Aufgabe – Die richtigen Dinge richtig machen und zwar in der richtigen Reihenfolge und nicht nach Beliebtheit – hilft Eisenhower mir nicht wirklich. Diese Selbstmanagement-Aufgabe muss wohl auch jede und jeder für sich lösen. 

Mir half dabei das (nur noch antiquarisch erhältliche) Büchlein „Zeitgewinn durch Selbstmanagement“ von Martin Scott. Die wichtigste Erkenntnis daraus: Ich mache nichts falsch, wenn ich nur die obere Hälfte der Todo-Liste schaffe. Wenn es die richtige Hälfte war, dann kann ich glücklich in den Feierabend starten.

Wie überhaupt die wichtigste Aufgabe deiner Todo-Liste nicht ist, dich zu terrorisieren, sondern dir die innere Ruhe zu verschaffen, dass da nicht ständig etwas um die Ecke kommt, was du dummerweise übersehen hast. 

Was eine Todo-Liste auf gar keinen Fall leisten sollte, ist, deine Zeit nur dafür durchzuoptimieren, dass du dir morgen noch mehr aufhalst. Es geht vielmehr um das, womit dieser ganze Themenbereich, in dem du gerade liest, überschrieben ist: Zufrieden arbeiten und leben.  

Tipps:

• Alles in eine Liste! auch private und sonstige Sachen
• Jeden Abend als letzte Tätigkeit die Todo-Liste von morgen aufsetzen
• Nimm dir auch mal ganz bewusst vor, heute nicht die gesamte Liste zu rocken, sondern zwei Stunden früher trotzdem die wirklich relevanten Sachen erledigt zu haben.