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Foto: A. Vargazs / pixabay

Wie bewältige ich Steuer und Papierkram?

Beim Einstieg interessiert einen erst mal ziemlich viel anderes als ausgerechnet die Aussicht, Steuern zu zahlen und Formulare auszufüllen. Aber das ist keineswegs nur eine lästige Randbeschäftigung: Erfolgreiche Freie erkennt man typischerweise daran, dass sie auch die Buchführung und den Steuerkram im Griff haben.

Richtig hier?

In diesem Kapitel geht es darum, wo du dich beim Berufsstart anmelden solltest, welche Steuern du bei deiner freien Tätigkeit zahlen musst und wie du sie ohne allzu großen Stress erledigst. Auch was es mit der Umsatzsteuervoranmeldung auf sich hat und wie du eine Reisekostenabrechnung hinbekommst, erfährst du hier.

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➔ Wie sichere ich mich vernünftig ab?

Inhaltsverzeichnis

Hier bekommst du einen Überblick, wo du dich anmelden musst, bevor du journalistisch loslegen kannst

Eine Journalismuskammer gibt es in Deutschland nicht. Sobald du beschließt, journalistisch zu arbeiten, bist du im Beruf. Trotzdem musst du dich bei einer Behörde anmelden, sobald du mit einer journalistischen oder mit einer anderen selbständigen Tätigkeit anfängst: nämlich beim Finanzamt. Dafür gibt es Formulare („Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“). Such dir das passende online für dein Bundesland oder ruf beim Finanzamt an. Das Finanzamt interessiert sich vor allem dafür, mit welchem Gewinn und Umsatz du zum Start rechnest und ob du auf die Umsatzsteuer optierst. Davon ist dann abhängig, ob, wann und wieviel Einkommen- und Umsatzsteuer du im Voraus ans Finanzamt abzuführen hast.

Verwechsle die Meldung beim Finanzamt  nicht mit einer Gewerbeanmeldung. Die meisten Freien üben kein Gewerbe aus und brauchen daher weder Gewerbeanmeldung noch -genehmigung. Mehr zum Thema Gewerbe gleich.

Statt das Formular zu nutzen, kannst du dem Finanzamt auch formlos schreiben:

>>Hallo Finanzamt, ich nehme ab dem <Datum> eine Tätigkeit als freie Journalistin auf. Ich rechne mit einem Umsatz von 18.000 Euro und einem Gewinn von 6.000 Euro für das Jahr <jahr>. Ich berechne die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten. <<

Handwerkskammer und Industrie- und Handelskammer
Bei den Kammern müssen sich „normale“ Freie nicht melden. Dazu kann es aber kommen, wenn Du anfängst, Geld mit einer Onlineplattform, mit Produktionsgesellschaften oder anderen gewerblichen Aktivitäten zu verdienen. Wenn du fotografisch tätig bist, können Aktivitäten wie Hochzeit- oder Werbefotografie auch zu einer Meldepflicht führen.

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Hier checkst du, welche Steuerarten dich betreffen

– Einkommensteuer

Wer Geld verdient („ein Einkommen hat“), der muss in Deutschland Einkommensteuer zahlen. Die ersten 10.908 Euro pro Jahr als Single bzw. das Doppelte als Ehepaar musst du aber nicht versteuern, das ist der Grundfreibetrag. Einkommensteuer zahlst du für das, was darüber hinaus geht: Der Steuersatz beginnt bei 14 % und steigt mit dem Einkommen. Der Spitzensteuersatz von 42 % greift ab 66.761 Euro Einkommen (Stand: 2024).

Wenn dein Einkommen unter dem Freibetrag liegt, dann musst du auch keine Steuererklärung abgeben. Zu deinem Einkommen zählen allerdings auch alle anderen steuerpflichtigen Einnahmen neben den journalistischen – z.B. Einnahmen aus Vermietung oder aus einem anderen Job.

– Gewerbeanmeldung und Gewerbesteuer

Wenn du als klassisch freiberuflich tätige Person deine Texte, Bilder, Fotos, Filme an Verlage und Rundfunkanstalten verkaufst, dann musst du dir keine Gedanken um Gewerbesteuer machen. Du bist ➔ freiberuflich tätig, und das ist ein echter Vorteil: Du musst keine Gewerbesteuer zahlen, kein Gewerbe anmelden und dich in keinem Register eintragen – du kannst einfach so anfangen. Und deine Buchführung ist obendrein stark vereinfacht (➔ Einnahmenüberschussrechnung).

Weil von Verlagen und Rundfunkanstalten aber immer weniger Freie leben können, heißt es neue Geschäftsfelder erschließen. Und da beginnt die Krux; denn mit vielem von dem, womit du heute journalistisch Extra-Geld verdienen kannst, verlierst du diese Freiberuflichkeit und ihre Vorteile. Und evtl. auch die Zuzahlung der ➔ Künstlersozialkasse zur Kranken- und Rentenversicherung. Das gilt insbesondere, wenn du neben der journalistischen Arbeit auch Public Relations oder Anzeigenakquise betreibst.

Die genaue Abgrenzung ist schwierig und nicht mit zwei Sätzen erklärt. Als Faustregel kann gelten, dass Schreiben, Recherchieren, Redigieren unproblematisch ist, Beraten und Verkaufen aber in der Regel gewerbliche Tätigkeiten sind. Details findest du im folgenden Exkurs:

➔ Zum Aufklappen: Freiberuflich oder vielleicht doch gewerblich?

Journalistisch tätige Personen sind entweder freiberuflich tätig oder aber gewerblich. Im letzteren Falle zahlen sie neben der Einkommensteuer auch noch die Gewerbesteuer an die jeweilige Stadt, sofern sie mit ihrem Gewinn über 24.500 Euro im Jahr liegen. Gewerbesteuerpflichtig sind neben den Gewerbetreibenden im Sinne des Einkommensteuergesetzes per Gesetz automatisch die GmbHs.

Das Einkommensteuerrecht kennt zahlreiche Einkommensteuertatbestände; für freiberuflich im Journalismus tätige Personen kommen entweder die „Einkünfte aus selbständiger Arbeit“ oder „Einkünfte aus Gewerbebetrieb“ in Betracht.

Die Einkünfte aus „selbständiger Arbeit“ werden in §18 Einkommensteuergesetz definiert. Leider unvollständig, mit der Folge, dass immer mal wieder Streit darüber entsteht, ob jemand freiberuflich tätig ist oder gewerblich. Im Bereich Journalismus taucht dieses Problem bei PR-Fachleuten auf. Der Gesetzgeber hat in §18 Einkommensteuergesetz festgelegt, dass zu den Einkünften aus selbständiger Tätigkeit Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit zählen. Die freiberufliche Tätigkeit als solche wird allerdings nicht definiert, sondern das Gesetz versucht über so genannte „Katalogberufe“ und ihnen „ähnliche Berufe“ diesen Begriff auszufüllen. Im Gesetz heißt es, dass zu den freiberuflichen Tätigkeiten u. a. schriftstellerische Tätigkeit, die selbständig ausgeübt wird, gehört; bei dem Begriff „Katalogberuf“ sind Personen aufgeführt, die journalistisch und/oder in der Bildberichterstattung tätig sind. Der Begriff „Journalistin / Journalist“ als solcher ist im Gesetz nicht festgelegt. Die Berufsbezeichnung ist auch gesetzlich nicht geschützt.

Der Bundesfinanzhof zählt zum Wesen der journalistischen Tätigkeit die gegenwartsbezogene Berichterstattung, die auf eine Öffentlichkeit hin ausgerichtet ist.

So hat er 1971 (abgedruckt im Bundessteuerblatt 1972 II, S. 315) formuliert: „Die Sammlung und Verarbeitung von Informationen des Tagesgeschehens, die kritische Auseinandersetzung mit diesen Informationen und die Stellungnahme zu den Ereignissen des Zeitgeschehens, sei es auf politischem, gesellschaftlichem, wirtschaftlichem oder kulturellem Gebiet, machen das Berufsbild des Journalisten aus. Dabei ist es gleichgültig, ob der Journalist sich mündlich oder schriftlich äußert und welcher Medien er sich bedient. …“ Zum Wesen der selbständig ausgeübten journalistischen Tätigkeit gehört es, dass sich die journalistisch tätige Person mit den Ergebnissen ihrer Arbeit unmittelbar oder mittelbar durch ein Medium an die Öffentlichkeit wendet (so der Bundesfinanzhof 1978, abgedruckt im Bundessteuerblatt 1978 II, S. 565).

Entscheidende Kriterien sind nach dieser Rechtsprechung also der Gegenwartsbezug der Tätigkeit sowie die Öffentlichkeit. Freiberuflich tätig im Sinne der Steuerrechtes sind danach unstreitig diejenigen, die eine Werkszeitung redigieren oder für eine Kundenzeitschrift arbeiten. Ebenso unstreitig ist, wer dem Vorstand des Unternehmens lediglich berichtet, gewerblich tätig. Auch die Broschüre, die anlässlich eines Firmenjubiläums er­stellt wird, stellt keine freiberufliche Tätigkeit dar.

Einkünfte von im Übrigen im Bildjournalismus tätigen Personen aus der Werbung (die Bilder werden z.B. für Werbezwecke eines Unternehmens eingesetzt) führen zu gewerblichen Einkünften. Generell lässt sich sagen, dass von der Rechtsprechung die Anforderungen an die Gegenwartsbezogenheit um so geringer ausfallen, je größer die Öffentlichkeit ist, für die die Information bestimmt ist.

Journalistisch tätige Personen, die in beiden Bereichen tätig sind, sollten aus den genannten steuerrechtlichen Gründen auch die Einnahmen dieser beiden Bereiche trennen und in einer gesonderten Buchführung erfassen. Gesonderte Erfassung setzt auch voraus, dass diese Einkünfte getrennt honoriert werden, wenn z.B. der Auftrag sowohl freiberufliche als auch gewerbliche Elemente enthält. Wird die freiberufliche nicht von der gewerblichen Tätigkeit in Form von einer zweiten Buchführung getrennt, werden nämlich die gesamten Einnahmen den gewerblichen Einkünften zugerechnet und damit auch die Gesamteinnahmen der Gewerbesteuer der Stadt unterworfen.

Und: Journalistisch tätige Personen sind als freiberuflich Berufstätige in jedem Fall schriftstellerisch tätig. Das ist nach Ansicht des Bundesfinanzhofs sogar der Ober­begriff.

Grundsätzlich ist aber auch Gewerblichkeit kein Drama, wenn dadurch am Ende genug Geld in die Kasse kommt. Dann zahlst du eben neben der Einkommensteuer auch noch Gewerbesteuer an die Gemeinde, sofern du mit deinem Gewinn über 24.500 Euro im Jahr liegst. Automatisch gewerbesteuerpflichtig bist du, wenn du dir als Rechtsform die GmbH aussuchst – auch wenn du darin nur rein freiberufliche Tätigkeiten ausübst.

– Umsatzsteuer

Neben der Einkommensteuer (und ggf. der Gewerbesteuer) zahlst du auch noch Umsatzsteuer ans Finanzamt. Das Prinzip ist gar nicht mal so kompliziert: Die Umsatzsteuer musst du zusätzlich zu deinen Honoraren von deinen Auftraggebern verlangen und kassieren und sie dann ans Finanzamt abführen. Als Gegenleistung für das Inkasso erlaubt dir das Finanzamt, die von dir selbst beim Kauf von Arbeitsmaterialien gezahlte Mehrwertsteuer (die „Vorsteuer“) abzuziehen und dem Finanzamt nur die Differenz zu überweisen.

Beispiel: Du hast 400 Euro Mehrwertsteuer auf deine Honorare erhalten und 100 Euro Mehrwertsteuer (Vorsteuer) für Arbeitsmaterialien bezahlt. Dann musst du nun an das Finanzamt den Differenzbetrag von 300 Euro als Umsatzsteuer abführen.

– Mehr Infos

  • Steuertipps für Künstlerinnen und Künstler (auch für Steuerfragen im freien Journalismus geeignet), von der Bayerischen Staatsregierung, kostenlos zum Download unter diesem Link
  • Steuertipps vom DJV für Angestellte und Freie (9.50 Euro), Bestellung bei der DJV-Verlags- und Service GmbH unter diesem Link

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Die Einkommensteuer ohne Stress erledigen

– Einkommensteuer: Worum es hier geht

Die Einkommensteuer betrifft die Freien als Selbständige als auch als Lohnsteuerpflichtige (wenn sie lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind). An dieser Stelle geht es allerdings um die steuerlich Selbständigen. Viele Hinweise für Lohnsteuerpflichtige findest du dagegen in den DJV-Steuertipps, (dort findest du übrigens auch sehr viele detaillierte Informationen für Selbständige).

– Was musst Du dokumentieren und warum?

Üblicherweise ermitteln frei journalistisch tätige Personen ihre Einkommensteuer durch eine so genannte Einnahmen-Überschussrechnung. Das heißt, dass Einnahmen und Ausgaben aufgezeichnet werden und der Gewinn dann besteuert wird. Daneben kennt das Steuerrecht die Besteuerung des Bilanzgewinns. Eine Bilanz setzt eine ordnungsgemäße Buchführung voraus, wie sie Kaufleute zu führen haben. Da das aber viel Aufwand und für Freie keine Pflicht ist, machen es die meisten Freie nicht. Sie bevorzugen die einfache Buchführung.

Der Gewinn wird auch durch Rückstellungen gemindert. Freiberuflich tätige Personen können unter gewissen Voraussetzungen auch eine Rückstellung für geplante Investitionen bilden (sog. Investitionsabzug). Die Bedingungen hierfür sind aber sehr anspruchsvoll, weswegen hierzu eine Steuerberatung in Anspruch genommen werden sollte.

Für die Buchhaltung ist die Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben durch Quittungen oder Eigenbelege bzw. plausible Aufzeichnungen erforderlich. Hierzu hat die Finanzverwaltung detaillierte Vorschriften erlassen. Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sonstige Geschäftskorrespondenz ist sechs ­Jahre lang aufzubewahren. Wenn das Geschäft vornehmlich digital (per Mail und Internet) ausgeübt wird, ist daher auch und gerade die E-Mail-Korrespondenz aufzubewahren. Der DJV hat mit der Finanzjournalistin Constanze Elter ein Webinar durchgeführt, dessen Aufzeichnung unter djv.de/shop erhältlich ist.

– Einnahmen ehrlich auflisten

Als Betriebseinnahmen zählen alle Einnahmen, die dir im Rahmen deiner beruflichen Tätigkeit zufließen. Neben den Honoraren gehören dazu auch die vereinnahmte Mehrwertsteuer und erstattete Kosten (Reisekosten, Telefon etc.), aber auch Erträge aus dem Verkauf des zum Betrieb gehörenden Anlagevermögens, wie z.B. Einnahmen aus dem Verkauf eines betrieblich genutzten Pkw. Die private Nutzung eines auf Betriebskosten angeschafften Pkw muss mit monatlich 1 % des Neuwagen-Listenpreises als Einkommen versteuert werden. Einnahmen sind auch Zahlungen der Verwertungsgesellschaften Wort bzw. Bild-Kunst.

– Mit Ausgaben die Steuerlast senken

Betriebsausgaben sind neben den Materialien für die Arbeit unter anderem die Kosten für das beruflich genutzte Arbeitszimmer und die Beiträge zum DJV.

Das Arbeitszimmer absetzen: Die Kosten für das Arbeitszimmer werden nur dann als Betriebsausgaben anerkannt, wenn die berufliche Nutzung des Arbeitszimmers mehr als 50 Prozent der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit beträgt oder wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Wird das Arbeitszimmer anerkannt, so können nicht die gesamten Aufwendungen abgesetzt werden; Betriebsausgaben sind maximal 1.250 Euro pro Jahr. Die Begrenzung auf diesen Betrag entfällt lediglich bei den Steuerpflichtigen, bei denen das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieb­lichen und beruflichen Betätigung bildet. Hier kommt es auf die konkreten Umstände der Arbeit der Freien an. 

– Größere Anschaffungen über mehrere Jahre abschreiben

Werden Arbeitsmittel angeschafft, die mehr als 800 Euro kos­ten (ohne Umsatzsteuer), so können sie nicht im laufenden Jahr in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Derartige Gegenstände müssen „abgeschrieben“ werden, d.h. die Anschaffungskosten werden auf mehrere Jahre verteilt. Auf wie viele Jahre sie verteilt werden müssen, ist der so genannten Tabelle „Absetzung für Abnutzung“ (AfA-Tabelle) zu entnehmen, die das Finanzamt führt. Die AfA-Tabelle berücksichtigt die voraussichtliche Nutzungsdauer des jeweiligen Arbeitsmittels. Bei Autos legt diese Tabelle sechs Jahre zu Grunde und bei Computern ein Jahr. Die Anschaffungskosten sind also auf die entsprechenden Steuerjahre zu verteilen. Eine Alternative zu dieser „Afa-Abschreibung“ ist die Sammelabschreibung. Sie kann für Wirtschaftsgüter im Wert zwischen 250 Euro und 1000 Euro gebildet werden. Diese Posten werden dabei im Pool gesammelt und dann zusammen über fünf Jahre linear mit 20 Prozent abgeschrieben, die tatsächliche Nutzungsdauer spielt keine Rolle. Steuerpflichtige können und müssen sich jedes Jahr entscheiden, ob sie für das betreffende Jahr „nach AfA-Tabelle“ oder „per Sammelabschreibung“ abschreiben. Was vorteilhaft ist, wird meist nur der Dialog mit der Steuerberatung klären können.

– Eigenbelege schreiben

Was tun, wenn du zwar eine Ausgabe hattest, aber keinen Beleg dafür bekommen hast oder ihn nicht mehr findest? Dann rettet dich ein Eigenbeleg. Den kannst du dir selbst schreiben und wie einen normalen Beleg in deiner Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:

  • Datum, Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit
  • Name und Adresse des Zahlungsempfängers,
  • Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
  • Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
  • eigenen Namen und Unterschrift.

Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg: Du kannst damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen.

– Reisekosten nicht vergessen

Kleine Reisen:

Viele journalistisch Berufstätige schütteln jetzt den Kopf und sagen: „Ich verreise doch gar nicht.“ Aber sie reisen eben doch: heute 5 Kilometer zum Fototermin ins Nachbardorf, morgen 12 Kilometer zum Interview in die Kreisstadt, übermorgen 7 Kilometer zur Themenabsprache in die Redaktion. Das alles lässt sich in einer Tagesreisenliste festhalten, in der jede dieser kleinen Reisen eine Zeile erhält und die Spalten z.B. diese Titel haben:

Datum, z.B. 13.01.2024
Zielort, z.B. Bonn
Start, z.B. 9:30 (Uhr)
Ende, z.B. 17:45 (Uhr)
Grund der Reise, z.B. Bericht FC Bonn – SpVgg Lüdenscheid
Verpflegungspauschale, 14 € (die darf man bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden schreiben)
Kilometer, z.B. 17 (ergibt bei Fahrt mit Privat-Pkw 17 * 0,30 = 5,10 Euro)
Nebenkosten, z.B. 3,50 €. (z.B. für Trinkgelder, Parkuhr, Garderobe ggf. auch ohne Beleg)
Steuerliche Zuordnung: freiberufliche Tätigkeit (nur nötig, wenn nicht alles freiberuflich ist)

Das macht im Beispiel zusammen 14 + 5,10 + 3,50 = 22,60 einkommensteuerlich absetzbare Euro.

Große Reisen:

Das oben beschriebene System funktioniert perfekt für Fahrten zu Pressekonferenzen, Redaktionsbesuchen, Interviewterminen etc. Bei der sechswöchigen Recherchetour um die Welt versagt es aber. Dafür gibt es die „große“ Reisekostenabrechnung.
Die strukturiere ich persönlich in diese fünf Punkte:
◾ Fahrtkosten
◾ Unterbringungskosten
◾ Verpflegungsmehraufwand
◾ Sonstiges
◾ Bewirtungen
Zu Fahrtkosten: Wenn ich mit dem Auto unterwegs bin, schreibe ich da gern einfach: siehe Abrechnung eintägiger Reisen, weil ich so mehr Überblick habe. Selbst bei einer Volleinladung z.B. zu einer Pressereise bleiben zumindest noch die Anreise zum Flughafen, ggf. Taxi unterwegs und auch mal ein Mietwagen, den ich mir extra nehme.
Zu Unterbringungskosten und Verpflegungsmehraufwand: Da gibt es ja die Pauschalsätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. (s.a. Link). Wer Übernachtungs-Rechnungen hat, der checkt, ob die Pauschale mehr hergibt. In Deutschland kann man leider nur 20 Euro pauschalieren…
Bei Einladung entfallen die Unterbringungskosten, idR nicht aber der Verpflegungsmehraufwand. Denn typischerweise liegen wir ja nicht im All-inclusive-Ferienclub am Strand, sondern sind unterwegs. Wo viel bezahlt wird, setze ich halbe oder viertelte Verpflegungspauschalen an.
Typisches Sonstiges ist bei mir…
◾ Internetpauschalen
◾ Zeitungen + Zeitschriften
◾ Trinkgelder (Hotels, Restaurants, Guides)
◾ Geldabhebung
Belege: Ich sammle wie wild, auch eindeutig nicht absetzbare Belege wie z.B. Espresso in der Bar, Flasche Wasser im Supermarkt. Zum einen, weil ich somit glaubhaft machen kann, dass ich tatsächlich da war, zum anderen, weil ich zeigen kann, dass ich Ausgaben neben der All-inclusive-Einladung gehabt habe. Zum dritten, weil Finanzamtsleute sichtbar vor Detailprüfungen zurückschrecken, wenn viele Belege da sind…

Wann „kleine“ und wann „große“ Abrechnung? Ich mache meistens eine „große“ Abrechnung, wenn die Nebenkosten deutlich über 10 Euro steigen. Und natürlich, wenn ich mit Auftraggebern abrechne.

Fazit: Die Abrechnung lohnt sich häufig mehr als das Honorar für den Bericht….

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Häufig gestellte Fragen

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➔ Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Umsatzsteuerpflicht besteht nicht, wenn der Umsatz im vergangenen Jahr 22.000 Euro (Umsatz, nicht: Gewinn) nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Bei Existenzgründung gilt im ersten Jahr bereits ab Überschreiten von 22.000 Euro Umsatz die Umsatzsteuerpflicht. Für Personen, die im Laufe eines Jahres gründen, sinkt diese Grenze anteilig. Wer etwa erst am 1. Juli gründet, für den gilt die Grenze von 11.000 Euro.

Werden diese Umsatzgrenzen nicht erreicht, fällt die Zahlung der Umsatzsteuer weg, und die Freien dürfen auch von ihren Auftraggebern keine Mehrwertsteuer fordern. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss das auf seinen Rechnungen explizit deutlich machen. Rechnungsmuster gibt es beim DJV.

Die Mehrwertsteuer beim Einkauf fällt deswegen aber nicht weg! Wer von der Umsatzsteuer auf Grund der geringen Umsätze befreit ist, fährt also nicht unbedingt besser als die Person, die bezahlen muss. Hier hilft der Gang zum Finanzamt: Dort kann man sich sozusagen freiwillig bereiterklären („optieren“), Umsatzsteuer zu zahlen, obwohl man es eigentlich gar nicht müsste. Diese Erklärung („Option“) ist allerdings für fünf Jahre verbindlich! Die Option führt dazu, dass man die gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) in Abzug bringen kann. Grundsätzlich gilt als Ausübung der Option, wenn auf der Rechnung die Umsatzsteuer berechnet wird.

➔ Brauche ich eine Steuerberatung?

Am Anfang nein. Du kannst dir natürlich eine suchen; aber auch die beste Steuerberatung braucht deine Zuarbeit. Du musst dich also schon auch selbst ein bisschen mit dem Thema beschäftigen. Wenn du zu Beginn deiner Karriere noch wenig verdienst, bei der Einkommensteuer die Betriebsausgabenpauschale und noch keine Umsatzsteuer berechnen musst, dann solltest du es eigentlich auch ganz gut allein schaffen. Ggf. kannst du dir auch von einer Steuersoftware helfen lassen. Die Stiftung Warentest empfiehlt Wiso, Quicksteuer und Steuereasy. Je vielschichtiger deine Einkünfte und Aufwendungen werden und wenn es nach einer Weile hoffentlich um viel Geld geht, dann erleichtert dir eine Steuerberatung vieles. Fazit: Die Standards solltest du auch selber können. Und für die besonderen Fragen solltest du dir ein Steuerberatungsbüro suchen, das auch viele andere Journalisten hat.

➔ 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer?

Als journalistisch tätige Person berechnest du in der Regel 7 Prozent. Das gilt immer dann, wenn du Leistungen verkaufst, >>deren wesentlicher Inhalt in der Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz (UrhG) besteht<<. Das sind lt. Urheberrechtsgesetz (§12 (2) 7 c) begünstigte Leistungen, also mit ermäßigtem Mehrwertsteuersatz. Volle Mehrwertsteuer (19 Prozent) berechnest du für gewerbliche Tätigkeiten (siehe oben) und offiziell auch für nicht urheberrechtlich geschützte Nachrichten und das reine Sammeln von Daten. Zur Vereinfachung erlauben die Finanzämter aber idR, dass journalistisch Tätige auf ihre (journalistischen) Leistungen den ermäßigten Steuersatz anwenden.

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Umsatzsteuer

Die meisten Freien sind umsatzsteuerpflichtig
Wer professionell frei journalistisch tätig ist, wird meist umsatzsteuerpflichtig sein. Eine Ausnahme sind Freie, die lohnsteuerpflichtig an Rundfunkanstalten tätig sind. Wenn du allerdings als steuerlich selbständige Person an der Rundfunkanstalt arbeitest, dann kommt die Umsatzsteuerpflicht meistens auch auf dich zu.

Wann die Umsatzsteuerpflicht auf dich (nicht) zukommt
Die Umsatzsteuerpflicht besteht nicht, wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr 22.000 Euro (Umsatz, nicht: Gewinn) nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt. Bei Existenzgründung gilt im ersten Jahr bereits ab Überschreiten von 22.000 Euro Umsatz die Umsatzsteuerpflicht. Für Personen, die im Laufe eines Jahres gründen, sinkt diese Grenze anteilig. Wer etwa erst am 1. Juli gründet, für den gilt die Grenze von 11.000 Euro.

Werden diese Umsatzgrenzen nicht erreicht, fällt die Zahlung der Umsatzsteuer weg, und die Freien dürfen auch von ihren Auftraggebern keine Mehrwertsteuer fordern. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, muss das auf seinen Rechnungen explizit deutlich machen. Rechnungsmuster gibt es beim DJV.

Kann ich freiwillig Umsatzsteuer berechnen?
Wer keine Umsatzsteuer berechnen muss, steht aber nicht unbedingt gut da. Die Mehrwertsteuer beim Einkauf fällt deswegen ja nicht weg! Wer von der Umsatzsteuer auf Grund der geringen Umsätze befreit ist, fährt also nicht unbedingt besser als die Person, die bezahlen muss. Hier hilft der Gang zum Finanzamt: Dort kannst du dich sozusagen freiwillig bereiterklären („optieren“), Umsatzsteuer zu zahlen, obwohl du es eigentlich gar nicht musst. Diese Erklärung („Option“) ist allerdings für fünf Jahre verbindlich! Die Option führt dazu, dass du die gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) in Abzug bringen kannst. Grundsätzlich gilt als Ausübung der Option auch der Fall, wenn auf der Rechnung die Umsatzsteuer berechnet wird. Hast du das einmal gemacht, bist du in der Regel für fünf Jahre dran gebunden. Wenn du vergessen hast, bei einigen Kunden Umsatzsteuer zu berechnen, musst du im Falle einer Betriebsprüfung die Umsatzsteuer trotzdem nachzahlen, auch wenn dir deine Kunden diese nicht mehr zahlen.

Achtung bei der Rundfunkanstalt
Wenn du bei einer Rundfunkanstalt selbständig tätig bist (also nicht mit Lohnsteuerabzug), dann überweist dir die Rundfunkanstalt dein Honorar trotzdem nicht mit explizit ausgewiesender Mehrwertsteuer. Vielmehr steht im Kleingedruckten ihrer Honorarbedingungen, dass du die „eventuell“ zu zahlende Umsatzsteuer selbst aus dem Honorar herausrechnen und an das Finanzamt abzuführen hast.

Achtung bei Reisekostenerstattungen an Selbständige
Wenn du Reisekosten erstattet bekommst, ist das umsatzsteuerpflichtig. Achte also immer darauf, dass die Reisekostenerstattung mit Umsatzsteuer berechnet bzw. bezahlt wird. Du nimmst beispielsweise den Nettokostenbetrag deiner Reisekosten (Fahrkarte minus Umsatzsteuer der Bahn), schlägst deine Umsatzsteuer drauf (je nach Konstellation 7 oder 19 Prozent, meist aber 19 Prozent) und stellst das in Rechnung.

Durch Vorsteuererstattung Geld verdienen
Zum Glück gehört die gesamte vereinnahmte Umsatzsteuer nicht notwendig dem Finanzamt: Du kannst die Mehrwertsteuer davon abziehen, die du selbst zahlen musstest, als du betrieblich notwendiges Material beschafft hast (die Mehrwertsteuer auf alle steuerlich anerkannten Betriebsausgaben). Diese gelten als Vorsteuer. Die Vorsteuer (d.h. die gezahlte Mehrwertsteuer auf die Arbeitsmaterialien) muss ab dem Steuerjahr 2023 durch einzelne Belege nachgewiesen werden.

Nur noch relevant für die Vergangenheit: Journalistisch tätige Personen, deren Gesamtumsatz im vergangenen Kalenderjahr 61.356 € nicht überstiegen hat, können für die Jahre bis 2022 auf Antrag die Vorsteuer nach allgemeinen Durchschnittssätzen berechnen. Für journalistisch tätige Personen beträgt dieser Durchschnittssatz 4,8 Prozent des Nettoumsatzes – so Paragraph 23 UStG in Verbindung mit einem Erlass, den das Bundesfinanzministerium in Abstimmung mit den Länderfinanzministerien herausgegeben hat.

7 oder 19 Prozent
Besteht Umsatzsteuerpflicht (entweder auf Grund der Einkommensverhältnisse bzw. durch die freiwillige Erklärung), so muss auf den Honorarrechnungen für Wort- bzw. Bildbeiträge eine Umsatzsteuer von sieben Prozent berechnet werden. Die Einräumung von urheberrechtlichen Nutzungsrechten unterliegen nämlich dem begünstigten Steuersatz von sieben Prozent Umsatzsteuer.

Wenn du dagegen nur die Redaktionsschicht abrechnest oder eine Recherche abrechnest, ohne dass du einen konkreten Beitrag dafür nennen kannst, sind es in der Regel 19 Prozent.

Wenn du Nebenkosten für den Beitrag abrechnest, kann aus Vereinfachungsgründen mit dem gleichen Steuersatz wie für die Hauptkosten gearbeitet werden. Wenn du also ein Foto für 100 Euro verkaufst, sind nicht nur dafür 7 Prozent fällig, sondern auch auf die Reisekosten, die du hattest.

Gleiches gilt, wenn du gemischte Posten hast, also beispielsweise einen Beitrag und einen Redaktionsdienst. In deiner monatlichen Abrechnung kannst du diese Posten mit einem einheitlichen Satz abrechnen.

Hilfsgeschäfte
Umsatzsteuerpflichtig sind aber auch die Hilfsgeschäfte der journalistischen Tätigkeit, wie zum Beispiel der Verkauf eines Computers und der so genannte Eigenverbrauch. In diesen beiden Fällen beträgt die Umsatzsteuer 19 Prozent. Wird zum Beispiel ein Telefonanschluss im Redaktionsbüro auch privat genutzt, so ist das als Eigenverbrauch anzusehen. Der Eigenverbrauch wird beim Telefonanschluss – wenn nicht ein Einzelnachweis mit Angabe der Zielnummern geführt wird – je nach Höhe der Rechnungssumme geschätzt. Von dieser Schätzung ist die Umsatzsteuer in Höhe von 19 Prozent zu zahlen.

Voranmeldung
Die Umsatzsteuer muss beim Finanzamt vorangemeldet werden. Die Fristen hängen von der Höhe der im Vorjahr abgeführten Umsatzsteuern ab. In den meisten Fällen ist sie vierteljährlich voranzumelden. Eine monat­liche Abgabe ist erforderlich, wenn die Vorjahressteuer 7.500 Euro überschreitet, die jährliche Abgabe genügt, wenn die Vorjahressteuer 1.000 Euro nicht überschritten hat. Auch Personen, die eine Existenz gründen, melden in den Jahren 2021–2026 quartalsweise. Bis 2020 mussten sie monatliche Meldungen abgeben.

Achtung: Alle wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben (dazu gehören auch die Umsatzsteuervoranmeldungen), die innerhalb von 10 Tagen nach dem Jahreswechsel vom Konto abfließen oder zugehen, zählen noch zum vergangenen Jahr! Die vorangemeldete Umsatzsteuer wird also in der Regel nur als Betriebsausgabe für das Jahr anerkannt, für das die Anmeldung abgegeben wurde. Das gilt bis zum 10. Januar und sogar noch länger, wenn die Steuerpflichtigen dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt haben und das Konto gedeckt ist. Das hat das Bayerische Landesamt für Steuern in einem Schreiben festgelegt. Beispiel: Am 5. Januar 2024 hast du 1500 Euro Umsatzsteuer für das vierte Quartal 2023 vorangemeldet, das Geld zieht sich das Finanzamt am 9. Januar 2024. Obwohl du als Überschussrechner deine Ausgaben sonst gemäß Kontoabgangstermin steuerlich geltend machst, musst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung die Betriebsausgabe im „alten“ Jahr (in diesem Fall also in der Steuererklärung 2023) geltend machen. Fazit: Pass also auf, für welches Jahr du gezahlte Umsatzsteuer als Betriebsausgabe geltend machst.

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Webinar-Videos zum Thema Steuern

Zuhause einen Intensivkurs zum Thema Steuern aus journalistischer Perspektive absolvieren
Du willst bequem und zuhause etwas über Steuern lernen, zudem von Leuten, die selbst im Journalismus arbeiten und deine Sprache sprechen? Dann kannst du Aufzeichnungen von Webinaren anschauen, die der DJV mit der Fachautorin Constanze Elter zu wichtigen Steuerthemen durchgeführt hat, etwa Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Buchhaltung und Abschreibungen. Erhältlich im Shop der DJV-Verlags-und Service GmbH (für Mitglieder nach Login ins DJV-Intranet vergünstigte Angebote). Zwar liegen diese Webinare schon einige Zeit zurück, allerdings werden dort vor allem Grundsatzfragen behandelt, die weiterhin aktuell geblieben sind.

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